ישנם גורמים רבים שכדאי לקחת בחשבון בעת בחירת חברת הפקות לכנסים וימי עיון. כמה מההיבטים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון הם תקציב, ציר זמן הנדרש להפקה, מקום האירוע וסוג הקהל. מה עוד מצריכה הפקת כנסים וימי עיון? המשיכו לקרוא.
בתעשיות רבות, אנשים אוהבים להשתתף בכנסים וסמינרים, ימי עיון וסדנאות, ימים של הרצאות מרוכזות ועוד. ישנם יתרונות רבים בהשתתפות בכנסים וסמינרים, כגון הזדמנויות ליצירת קשרים, מה שנקרא בימינו גם נטוורקינג. במילים אחרות, הפקת כנסים וימי עיון מאפשרת בניית קשרים מקצועיים, לימוד מערכי כישורים חדשים ואפילו גישה למומחים בתחום.
מה יכולה להצריך הפקת כנסים וימי עיון?
הפקת כנסים וסמינרים היא תהליך מורכב, אין ספק. תהליך זה דורש הרבה משאבים ומערך כישורים, וזאת כדי להבטיח שהאירוע מאורגן היטב, מופק בצורה מקצועית ומושך בצורה נכונה את הקהל. בתוך כך, אחד התפקידים החשובים ביותר בתהליך הפקת הכנס הוא זה של מארגן הכנס, קרי חברת ההפקות.
אנשי הצוות של החברה הם אלו שיהיו אחראים על תכנון, ארגון והוצאה לפועל של משימות שונות, תוך הקפדה על כלל ההיבטים של הפקת האירוע הנתון. אם יש צורך בכך, הסיוע מטעם חברת ההפקות יכול לכלול בניית אסטרטגיית שיווק למטרת הכנס, תכנון תקציב, לוגיסטיקה, מציאת חסויות לכנסים וימי עיון ועוד.
תעשיות בהן לעיתים נדרשת הפקת כנסים וימי עיון
בעבר, כנסים וימי עיון אורגנו בדרך כלל על ידי חברות גדולות בלבד מכיוון שהתהליך של ארגון כנס הוא תהליך שהיה נחשב מאוד יקר ומורכב. עם זאת, עם ההתפתחות הגוברת של אמצעים שונים בתחומי השיווק הדיגיטלי, בימינו קל יותר גם לחברות קטנות ואפילו לאנשים פרטיים לארגן כנסים וימי עיון.
בעוד כי הפקת כנסים וימי עיון נדרשת בתחומים כמו שיווק, פיתוח עסקי ומכירות, היא עשויה להיות נדרשת גם בתחומים כמו שירות לקוחות, הייטק, בתחומי הפיננסיים ועוד. בשורה התחתונה, כנסים וימי עיון יכולים להיות אירועים בקנה מידה גדול עם מאות משתתפים, או אירועים בקנה מידה קטן עם פחות אנשים, הכול תלוי במטרת יום העיון ובתקציבו.
מה עוד לקחת בחשבון בהפקת כנס ויום עיון?
כפי שבטח כבר ברור לכם, יש לא מעט גורמים ודברים שצריך לקחת בחשבון כשמתכננים להפיק ימי עיון או כנס מקצועי, במיוחד אם מדובר על אירוע גדול ורב משתתפים. מהדוברים בכנס, המרצים והנושאים שלהם, דרך המקום, משך האירוע ועד כמה המשתתפים צפויים לתרום או לקחת חלק באירוע – אלו כולם גורמים שחשוב לקחת אותם בחשבון.
כפועל יוצא מכך, צריך לקחת בחשבון את איכות הרמקולים או המוניטורים והמיקרופונים, איכות התוכן המועבר בכנס, גודל הקהל, סוג, גיל הקהל ועוד. וכמובן, יש צורך לקחת בחשבון את סוגי נותני השירותים, שכן כל אירוע עשוי להצריך שירותים אחרים. לדוגמה, בעוד שחלק מהאירועים לא יצריכו תאורה כלל כי הם מתקיימים בטבע, אחרים יתקיימו באולם סגור ויצריכו תאורה בהתאם.
סוגי התכנים בימי עיון וכנסים מקצועיים
אם זה לא היה ברור, אז נדגיש כי תוכן הכנס ויום העיון יכול להשתנות מאוד בהתאם לנושא הכנס, בהתאם לסוג התעשייה בה הכנס עוסק וכולי. באופן כללי, הפקת כנסים וימי עיון יכולה לכלול ועידות מקצועיות, כמו גם נאומים מרכזיים של מומחים בתחומם, דיונים מסוג “פאנל” הכוללים סיעור מוחות, סדנאות מקצועיות ועוד.
בדרך כלל נהוג להשתמש במצגות ובמפגשים אינטראקטיביים כדי לייצר ערך מוסף מסוים, כאשר סוגי התכנים השונים נוצרים בדרך כלל על ידי מארגני הכנס או חברת ההפקות עצמה. אם ברצונכם להעביר את המושכות לידיים של חברת ההפקות, אתם צריכים לוודא שהחברה מכירה היטב את סוגי קהלי היעד שיגיעו לאותו יום עיון או כנס מקצועי. כך היא תוכל להתאים במדויק בין התוכן המועבר בכנס לבין המשתתפים בו.
עד כמה אחראית חברת ההפקות על האירוע?
ככל שכנסים וסמינרים הפכו פופולריים יותר בשנים האחרונות, ככה גם גדל מספר סוגי האירועים שניתן להפיק במיקומים שונים ובאמצעים מגוונים. עם כל כך הרבה סוגי כנסים וימי עיון שניתן להפיק בתקציבים שונים, חשוב לדעת מה צריך לחפש בעת תכנון האירוע. ופה נכנסות למשוואה חברות הפקת כנסים וימי עיון.
חברות אלו מאפשרות להעביר את המושכות ב-100% לידי אנשי צוות ההפקה, או לחילופין, מאפשרות לבצע רק חלק מהמשימות הנלוות להפקת האירוע. בסופו של דבר, הכול תלוי במוכנות שלכם וביכולות שלכם להאציל סמכויות, או מנגד, לקחת על עצמכם אחריויות מסוגים שונים בהפקת האירוע.
נותני השירותים להפקת סמינרים מקצועיים
עבור הפקת כנסים וימי עיון נדרשים נותני שירות שונים, והם בעצם אלו שעוזרים בניהול, בלוגיסטיקה ובתכנון של כנס או סמינר מקצועי כמו יום עיון. ספקי שירותים אלו מסייעים בארגון התוכן אשר מועבר בכנס, אבל בדרך כלל הם מסייעים יותר בנושאי הלוגיסטיקה שמשתנים לפי מטרת הכנס.
בעוד שחלק מסוגי הכנסים יצריכו אנשי תאורה, אנשי סאונד, צלמים, קייטרינג ועוד, כנסים אחרים יצריכו מנחים של סדנאות, מרצים מומחים בתחומם, אטרקציות בידוק לכנסים וימי עיון ועוד. במילים אחרות, נותני השירותים הנדרשים להפקת סמינרים מקצועיים משתנים בהתאם לסוג הכנס ומטרותיו המקצועיות.
טיפים לבחירת חברת הפקת כנסים וימי עיון
ראשית, יהיה חשוב לברר האם החברה מסוגלת לענות על הצרכים שלכם עבור סוג הכנס שאתם מתכננים להוציא לפועל. שנית, שאלו את עצמכם אם יש לחברת ההפקות ניסיון בסוג האירועים שמעניינים אתכם. הפקת כנסים וימי עיון מצריכה ידע וניסיון מסוימים, שבתכליתם שונים מהכלים, הידע והניסיון שמצריכות הפקות אירועים רגילים כמו חתונות, בר מצווה וכולי.
ולא פחות חשוב, תוודאו שחברת ההפקות יכולה לספק חוויה שתתאים לאישיות ולערכים של המותג שלכם, כמו גם לקהלי היעד המתכנסים ליום העיון. ולבסוף, תמיד יהיה כדאי לבחון מקרוב את תיק העבודות של חברת הפקות הכנסים וימי העיון, כמו גם לבדוק את רשימת הלקוחות המוכנים להמליץ עליה.
