התהליך של הפקת אירוע הוא לא קל, אבל האירוע יכול להיות שווה את המאמץ בטווח הארוך. אירוע עסקי איכותי צריך לכלול את כל מה שקהל היעד שלכם ירצה, אבל האירוע צריך גם להעביר מסר עסקי מסוים. איך עושים זאת בצורה נכונה? הנה מה שצריך לדעת.
חברת הפקת אירועי חברה מעוצבים יכולה לסייע לכם בכל מטרות האירוע שלכם, החל מהתכנון הראשוני ועד לביצוע וההוצאה לפועל של האירוע. אנשי הצוות מנוסים בעיצוב והפקת אירועים לחברות וארגונים בכל הגדלים, כך שהם יודעים איך לגרום לאירוע שלכם לצלוח על הצד הטוב ביותר שלו. וכאשר צריך לבחור או לאתר חברה להפקת אירועים עסקיים, בהחלט יש כמה דגשים ששווה לקחת בחשבון. מה הם? המשיכו לקרוא.
חברה להפקת אירועים עסקיים: שלבים ראשונים להפקת אירוע עסקי
ישנם גורמים רבים שיכולים להשפיע על הצלחת אירוע, וחשוב שגורמים אלו יילקחו בחשבון לפני כל דבר אחר. לכן, קודם כל, יש צורך ליצור את תוכנית ההפקה המתאימה לסוג האירוע. תוכנית ההפקה צריכה לכלול פקטורים שונים כמו אוכל ושתייה, בידור או אטרקציות, מופע חי במקרה הצורך, או כל דבר אחר שיגרום למוזמנים להפיק ערך מוסף מהערב.
בדרך כלל, כדאי להתחיל עם יצירת נושא אטרקטיבי ורלוונטי לאירוע העסקי, בעוד ששלב זה יכול גם לכלול הפקת מצגת וידאו מקצועית. לאחר שלב זה, יש צורך בטיפול בלוגיסטיקה של הכנס או האירוע, והלוגיסטיקה כבר כוללת את כל הגורמים שהזכרנו כאן בשורות למעלה (נותני השירותים השונים).
אירוע עסקי יכול להוות חלק מאסטרטגיה שיווקית
במובנים רבים אירוע עסקי הוא פעילות מתוכננת שנועדה לסייע לחברה להשיג את יעדיה ומטרותיה השונות. בתוך כך, האירוע בדרך כלל קושר את האירוע להשקת מוצר, מדיניות ארגונית חדשה או הודעה חשובה אחרת, תחלופה של הנהלה, החדרת מוצר חדש לשוק ועוד.
במובן הזה של הדברים, הפקת אירועים אלו יכולה להיות חלק מאסטרטגיה שיווקית, אך לא תמיד האסטרטגיה אכן הכרחית. זה תלוי במטרת האירוע ובמה שיש לו להציע לחברה ולמוזמני האירוע. לדוגמה, אם המטרה של אירוע היא להגביר את המודעות לחברה או למותג מסוימים, אז האירוע אכן יכול להיות חלק מאסטרטגיה שיווקית (גם אם הוא לא תוכנן מתוך מחשבה על שיווק).
כיצד תסייע חברת הפקות אירועים עסקיים?
חברת הפקות יכולה לעזור לחברה לתכנון אירועים עסקיים במגוון דרים שונות. למשל, חברת הפקות יכולה לסייע ביצירת רעיון או נושא לאירוע עסקי, כמו גם לסייע בסידור וארגון של מה שהאירוע צריך לכלול (כמו קייטרינג, בידור, תאורה ועוד). בתוך כך, חברת ההפקות גם תיתן את דעתה לגבי האופן שבו מומלץ לעצב את הוויזואליה באירוע.
במובן הזה של הדברים, חברת הפקה היא סוג של שותפה חיונית לכל אירוע עסקי. אנשי הצוות מטעם חברת ההפקות יכולים לעזור לנהל את תקציב האירוע, הלוגיסטיקה, ליצור פעילויות עבור האורחים, ובסופו של דבר, ממש להפיק את האירוע בפועל.
בחירת חברה להפקת אירועים עסקיים
סוגי האירועים שתבחרו להפיק תלויים במה שמדובר באירועים עצמם, מי משתתף ומה האירוע ישיג, קרי מהן מטרותיו. לפיכך, בחירת חברת ההפקות היא בהתאם. יהיה מומלץ לבחור את חברת ההפקות המנוסה ביותר בתחום שלכם, שמבינה כיצד יש לממש את מטרות האירוע.
לאירועים מסוימים יש מטרה מאוד ספציפית, בעוד שאחרים יכולים להיות כלליים יותר, וככה גם רלוונטי לגבי קהלי היעד המוזמנים לאירוע. אם מדובר על קהלי יעד מאוד ספציפיים, כמו למשל תחום הייטק מסוים, חברת ההפקות צריכה להכיר את קהלי היעד וכן לדעת כיצד לארחם נכון באירוע.
כמה שאלות שכדאי לשאול את חברת ההפקות
קודם כל, כדאי לשאול כמה חברת ההפקות גובה ומה אתם מקבלים בתמורה לכספכם. חשוב לברר מהם המשאבים שיש לחברת ההפקות, כמו גם הניסיון והמומחיות שלה בתחום הספציפי שלכם. ולא פחות חשוב, תמיד תבררו כמה זמן ייקח לאנשי הצוות להפיק את האירוע שלכם, שכן מקרים מסוימים יצריכו היערכות רבה מראש.
לאחר שמסבירים לחברת ההפקות באיזה סוג אירוע מדובר, מה התקציב שלכם, כמה גדול הקהל שלכם ומה הציפיות שלכם מהאירוע, אתם אמורים להיות מסוגלים לקבל הצעת מחיר די מדויקת. בעוד שאירועים מסוימים יצריכו הפקות יחסית זולות, אירועים אחרים יצריכו הפקות של עשרות אלפי שקלים ומעלה, ככה שחשוב לברר את הנושא התקציבי כמה שיותר בהקדם.
עד כמה חברת ההפקות מעודכנת טכנולוגית?
האמצעים הטכנולוגיים והדיגיטליים בהם משתמשות חברות הפקת אירועים עסקיים יכולים לכלול שימושים באפליקציות, אבל זוהי רק ההתחלה. מעבר לאפליקציות שמתמקדות בניהול רשימת מוזמנים, חברת הפקות יכולה להשתמש גם בכלים אחרים. למשל, חברת הפקות יכולה להשתמש באחת המגמות העדכניות באירועים עסקיים, מגמת המציאות הרבודה.
המציאות הרבודה, היא דרך מעולה לחוות אירועים בצורה מאוד “חיה”. הפעילות הזאת מאפשרת לקהל להפיק ערך מוסף שהם לא היו מפיקים באירועים אחרים. חברת ההפקות תדאג לעמדה עבור האטרקציה, תדאג לציוד הנדרש וכן למדריכים שיתפעלו את העמדה. בסופו של דבר, ככל שחברת ההפקות תהיה מעודכנת יותר טכנולוגית, ככה האירוע שלכם ירגיש, ייחווה וייראה יותר טוב.
כך תבחרו חברת הפקות לאירוע העסקי שלכם
זה יכול להיראות כמו קלי קלות, אבל האמת היא, שבחירת חברת הפקה אינה קלה כפי שהיא נראית. יש הרבה גורמים שיש לקחת בחשבון כאשר בוחרים את אנשי הצוות שבידיהם תפקידו את הצלחת האירוע שלכם, כאשר הניסיון הוא הפקטור הראשון שצריך לבדוק.
תבדקו מה הרקורד של חברת ההפקות, כיצד היא עובדת עם הלקוחות שלה, האם התמחור שלה אטרקטיבי או תחרותי, איך שירות הלקוחות של החברה וכולי. את הפרטים האלו אפשר לבדוק בימינו ממש בדקות בודדות. כל מה שאתם צריכים לעשות זה להריץ חיפוש זריז באינטרנט וברשתות החברתיות, שם תוכלו למצוא ביקורות ודירוגים על חברות הפקה שונות.
