כל אירוע שנרצה לערוך, בין אם הוא פרטי או עסקי, בין אם מדובר באירוע שאמור להכיל עשרות אורחים ובין אם מדובר באירוע שאמור להכיל מאות אורחים, מתחיל בהשכרת אולם בו מתכוונים לערוך אותו.
היום אנחנו יכולים למצוא מגוון אולמות להשכרה, ועומדות לרשותנו לא מעט אופציות. עם זאת, בשביל שנוכל לבחור את האופציה הטובה ביותר עבורנו, הן מבחינת אופי האירוע והן מבחינת התנאים שעומדים לרשותנו, הרי שאנחנו צריכים לבחון אולמות מסוגים שונים בשביל שבסופו של דבר נחליט איזה אולם יכול להתאים לנו.
לפני שנציג שורה של פרטים שיכולים לעזור בחיפוש אולמות להשכרה ובבחירת האולם המתאים, צריך לציין שיש הבדלים מסוימים בין אולמות שמיועדים לאירועים פרטיים לכאלה המיועדים לאירועים עסקיים וציבוריים. אחד ההבדלים טמון בכך, שאנחנו צריכים לחפש אולם שישרת את האירוע לא רק מבחינה לוגיסטית אלא גם מבחינות אחרות, למשל תדמיתיות, שיווקיות. לכן, נוכל למצוא אולמות מסוימים שמתאימים יותר לאירועים פרטיים ואולמות אחרים שמתאימים יותר לאירועים עסקיים.
נקודות שיעזרו לנו בחיפוש אחר אולמות להשכרה
לפני הכל, אנחנו צריכים לאפיין את האירוע שלנו. איזה סוג אירוע אנחנו רוצים לערוך, כמה אנשים אנחנו רוצים לארח, באיזה גילאים מדובר, מהיכן הם מגיעים, לשם איזו מטרה, מתי אנחנו רוצים לערוך את האירוע, ועוד. במקרים מסוימים נצטרך גם לבחון, האם יהיה צורך לספק לאורחים שלנו סיוע בלינה והסעות לאירוע, אז זה בהחלט יכול להשפיע על בחירת המקום (או להבדיל, על בחירת המקום בו נלין אותם).
אחרי שאפיינו את האירוע, אנחנו צריכים לבחון את האולמות השונים שעומדים לרשותנו על פי היבטים שונים.
למשל, אנחנו צריכים לבחון את גודל המקום, כמה אנשים הוא יכול להכיל, איך הוא מתכונן ומעוצב, מה התנאים הלוגיסטיים שהוא מספק לנו, האם המקום עובד עם בעלי מקצוע מסוימים או שאנחנו נדרשים לשכור בעלי מקצוע מבחוץ, איזו תחבורה ציבורית מגיעה למקום ועוד שאלות שקשורות לאופן בו נוכל לערוך את האירוע, לארח את האורחים השונים ולממש את המטרות שלנו.
מה חשוב לבדוק בעת חתימה על חוזה השכרה?
אחרי שהחלטנו לשכור אולם מסוים, מגיע השלב בו אנחנו צריכים לשבת עם מנהלי המקום על החוזה ולחתום עליו. לפני כן, חשוב מאוד לקרוא אותו ולוודא שכל מה שסוכם בינינו בעל פה, אכן מופיע בחוזה.
הרבה פעמים החוזים הם סטנדרטיים, אך אם אנחנו הצגנו דרישות מסוימות חשוב לוודא שהן עלו על הכתב ומופיעות בחוזה. יש לבחון היטב שהחוזה מגדיר בצורה ברורה מה המקום אמור לספק לנו, כמה אנחנו צריכים לשלם עבור השירות ומתי עלינו לבצע את התשלום, אילו ביטחונות המקום מציג בפנינו במידה והוא לא יוכל לעמוד בתנאי החוזה, וכן מה זמן הביטול האפשרי במידה ונתחרט ונבחר שלא לשכור את המקום.
