תכנון אירוע התרמה בלתי נשכח עוסק בכמה וכמה היבטים שונים, פרטים קטנים כגדולים יותר ולא מעד מידע שמצריך עיבוד נכון. כאשר כל הפקטורים נלקחים בחשבון בצורה נכונה, הפקת אירוע התרמה תהיה לא רק אסתטית יותר, אלא יותר אפקטיבית.
באופן כללי, בדרך כלל צריך ליצור אווירה מסבירת פנים שמעסיקה את האורחים ומעודדת השתתפות או תרומות, קרי מעורבות מצד הקהל. בתוך כך, אלו הם חלק מהשלבים העיקריים שכמעט כל אירוע התרמה מצריך:
- לוקיישן – בשלב הראשון, ההמלצה לרוב תהיה להתחיל בבחירת המקום הנכון.
- פעילויות – זוהי החלטה הנוגעת לסוגי הפעילויות, האטרקציות וכל מה שגורם לקהל לקחת חלק ולהיות מעורב באירוע.
- אוכל – אף אחד לא מתכנן הפקת אירוע התרמה ללא מרכיב הקייטרינג, מה שעשוי להצריך התאמות שונות לטבעונים, רגישים לגלוטן ועוד.
- צוות – יש לוודא כי צוות האירוע תמיד נמצא בהישג יד וזמין, כך שיעזור לטפל בכל בעיה או בקשות בלתי צפויות במהלך האירוע.
פתחון לב – עמותה לנזקקים: הפקת אירוע – מה חשוב לדעת?
מלבד ההיבטים שצוינו לעיל, כדי להבטיח שהאירוע יהיה באמת בלתי נשכח, בד"כ ההמלצה תהיה להתמקד ביצירת נושא ממוקד, מרתק וידוע כנושא חשוב. כנגזרת מהנושא של האירוע, יש לארגן פעילויות מהנות שגורמות לאנשים להתרגש, אבל לא רק.
מעבר לפעילויות או אטרקציות מרגשות, חשוב לארגן גם פעילויות אשר מתכתבות ומתקשרות לנושא אירוע ההתרמה. אם אפשרי בבחינת התקציב, חשוב גם להציע פרסים ייחודיים. יש לזכור, אותם פרסים אמורים להיות תואמים את אופי הפעילויות שנבחרות לאירוע.
חברת הפקות לאירועי התרמה – כדאי? כמה יעלה?
אם מתכוננים להפיק אירוע התרמה, בהחלט כדאי ומומלץ להסתייע בידיים מקצועיות. בבחינת עלויות, מחיר הפקת אירועי התרמה משתנה בהתאם לפרמטרים הבאים:
- גודל האירוע
- כמות המוזמנים
- נושא האירוע
- מיקום האירוע
- נגישות לוגיסטית למקום האירוע (עבור ציוד ההפקה)
- סוגי האומנים או הפעילויות המוזמנות
לשאלה האם כדאי או לא כדאי להסתייע בחברת הפקות, הבחירה בד"כ צריכה ליפול על הפן התקציבי של האירוע. אם אפשרי לקבל סיוע מידיים מקצועיות, בהחלט מומלץ מאוד.
לבסוף, הוקרת תודה חשובה בתום אירוע התרמה
לסיכום, בהחלט אפשר להגיד שהוקרת תודה היא חלק בלתי נפרד וחשוב במיוחד מכל אירוע התרמה. חשוב להקדיש את הזמן הנדרש כדי להודות לכל המשתתפים על נדיבותם, כמו גם לוודא שכולם יוצאים בתחושה שהם באמת עשו את ההבדל במהלך האירוע.
בעזרת תכנון וביצוע נכונים, אפשר ליצור אירוע התרמה בלתי נשכח שהאורחים לא ישכחו כל כך מהר. בנימה האופטימית של סיום האירוע, אפשר גם לשקול לשלוח את האורחים עם איזו מתנה סימבולית קטנה. בדומה לפעילויות השונות, גם את המתנה כדאי לקשר בצורה כלשהיא לנושא האירוע.
*** נכתב בשיתוף פתחון לב – עמותה לנזקקים.
