כנסים רבים מופקים על ידי מארגנים עצמאיים או על ידי החברה עצמה, מה שעשוי להרגיש לגמרי אחרת כאשר מארגנים את האירוע אנשי הפקה מקצועיים. כיצד הפקת כנסים מקצועיים תעזור לכם? מה חשוב לדעת לפני הסתייעות בחברת הפקות זו או אחרת? המשיכו לקרוא.
באופן כללי, אנשי ההפקה הם אלה שצריכים למצוא רמקולים או מוניטורים וציוד ויזואלי, לארגן מקומות ולארגן אפילו את השיווק הנכון לסוג הכנס. זוהי עבודה רבה שיכולה להיות קשה לביצוע ללא כל עזרה, ולכן כנסים רבים פונים כיום למפיקי כנסים מקצועיים. חברות הפקת כנסים מקצועיים מציעות מגוון שירותים כמו תכנון אירועים, עיצוב, ניהול הלוגיסטיקה של האירוע ועוד.
בחירת חברת ההפקות לטובת הכנס
הצעד הראשון להפקת אירוע הוא, בחירת חברת הפקת כנסים. ישנן חברות הפקה רבות שיכולות לעזור עם הלוגיסטיקה של ניהול אירוע, משירותי מזון ומשקאות ועד אסטרטגיות שיווק למציאת חסויות לאירוע, כאשר גורם נוסף שמשדרג את חווית הכנס הוא המרצים עצמם בכנס.
המרצים צריכים להיות מומחים ידועים בתחומם, וצריך שיהיה להם משהו ייחודי להוסיף לתוכן האירוע, בין אם זה באמצעות ההצגה שלהם ובין אם הערך המוסף מתבטא בדיון בעקבות ההרצאה שלהם. ככה או ככה, חברת הפקת כנסים מקצועיים יכולה לסייע לכם במציאת המרצים הנכונים, כמו גם לשווק את האירוע, לאתר חסויות לכנסים מקצועיים ועוד.
למה משמש כנס מקצועי והאם ניתן לייצר רווחים ממנו?
כנסים מקצועיים הם דרך מצוינת לשמור על קשר הדוק עם העובדים בארגון, אבל לא רק. מעבר לכך שכנסים מקצועיים מועברים לטובת עובדי החברה בד”כ, במקרים אחרים כנסים אלו מיועדים לאיתור קהלי יעד חדשים, לחיזוק הקשרים עם לקוחות, קולגות וכולי. על מנת להפיק כנסים מקצועיים, חברות צריכות להשקיע הרבה זמן, משאבים וכסף.
צריך לוודא שיש מספיק משאבים כדי לכסות את כל העלויות, וכדי לוודא שהכנס שלהן מוצלח, חברות צריכות לחפש דרכים שונות להגביר את הרווחים שלהן. למשל, דרך אחת היא לערוך כנסים מקצועיים שמטרתם לחזק מודעות למותג מסוים, להגביר מכירות של מותג אחר, לבצע החדרה של מוצר או שירות מסוים לשוק ועוד. אלו הן דרכים ידועות לייצר רווחים במהלך כנס מקצועי מסוגים שונים.
כל כנס מקצועי והערך המוסף שהוא מניב
הפקת כנסים וימי עיון מקצועיים דורשת הרבה זמן ומאמץ. זו אחת המשימות הקשות ביותר עבור מתכנני אירועים, בעוד שכל כנס מציע ערך מוסף שונה. על מנת להפיק אירועים מוצלחים שמניבים ערכי מוסף לקהלי היעד, המתכננים צריכים לקחת בחשבון גורמים כמו מקום האירוע, טיימינג נכון לקיום האירוע, את הגורם התקציבי ועוד.
אם הם מנוהלים בצורה נכונה, כנסים מקצועיים הם חלק חשוב מאוד כמעט בכל סוג של תעשייה. הם מאפשרים לקבל תובנות שונות לגבי מגמות בתעשייה נתונה, תובנות על התפתחויות וטכנולוגיה בתעשייה, כמו גם לספק הכשרה לאנשי מקצוע ועוד. בסופו של דבר, כל ערך מוסף שמתקבל בכנס מקצועי עשוי להיות יקר ערך, השאלה היא כיצד להתאים את התוכן לקהל הכנס. ואם נגענו בנושא הזה, בואו נדבר גם על סוגי התכנים המועברים בכנסים מקצועיים, וכיצד חברת הפקות יכולה לסייע לכם גם בתחום הזה.
סוגי תכנים בכנסים מקצועיים
ניתן לסווג את סוגי התכנים המועברים בכנסים מקצועיים לכמה קטגוריות עיקריות, כאשר מצגות הן כנראה הסוג הנפוץ ביותר של תכנים. תוכן מסוג זה מועבר בדרך כלל על ידי דובר מסוים בכנס, וזו יכולה להיות מצגת על נושא מסוים, מוצר או חברה מסוימים, שירות מסוים ועוד.
כמו כן, סדנאות הן סוג התוכן הנפוץ גם הוא, כאשר סוג זה של תוכן מועבר על ידי מומחים בתחום נתון. המומחים בתחומם מלמדים את המשתתפים כיצד לעשות את עבודתם טוב יותר, כיצד לרכוש טכנולוגיות חדשות ועוד, ובדרך כלל יש סדנאות מעשיות ותאורטיות.
סוגי סדנאות ופאנלים בכנסים מקצועיים
הסדנאות המעשיות מלמדות את המשתתפים איך לעשות דברים בפועל, בעוד כי סדנאות תאורטיות יכולות לכלול הכול מהכול. בנוסף, כאשר מדברים על תוכן המועבר בכנסים מקצועיים, נהוג לציין גם פאנלים, שזהו סוג של תוכן המועבר בדרך כלל על ידי מומחים בתחומים שונים.
אותם מומחים דנים בנושאים שונים הקשורים לנושא או תעשייה ספציפיים, כאשר סוגי הפאנלים המועברים בכנסים מקצועיים יכולים להשתנות מכנס לכנס. לחלק מהכנסים יש נושא ראשי ומארגני הכנס יבקשו מצגות בנושא זה, בזמן שלכנסים אחרים יהיה נושא רחב יותר.
הפקת כנסים מקצועיים כתהליך שיווקי לכל דבר
הפקת כנסים מקצועיים יכולה להועיל משמעותית לשיווק העסק, כי כנסים אלו יכולים לשמש לקידום המותג, לקידום השיתוף, הידע ולתת הזדמנות לנטוורקינג בתוך הארגון ומחוצה לו. בתוך כך, חשוב שחברות יבינו את היתרונות הפוטנציאליים שהן יכולות להפיק מאירועים אלו.
אם מאורגן בצורה נכונה ומתוכנן כמו שצריך, הפקת כנס מקצועי מאפשרת לחברות להגיע לקהל גדול יותר וליצור קשרים עם גורמים אחרים בתעשייה. במובן הזה של הדברים, הפקת כנסים מקצועיים היא תהליך שיווקי לכל דבר ועניין, כמו גם תהליך של יצירת נטוורקינג חשוב בארגון.
אנשי המקצוע הנדרשים להפקת כנס מקצועי
ישנו מספר לא קטן של ספקים ונותני שירות שאתם צריכים לצורך הפקת כנסים מקצועיים, לרבות שירותי קייטרינג, צלמים, אנשי תאורה וסאונד, מרצים שמעבירים סדנאות שונות ועוד. ומכיוון שענף האירועים משתנה כל הזמן, כך בעצם גם הספקים ונותני השירותים הדרושים ליצירת אירועים משתנים בשירותיהם.
למשל, בעוד שכיום נהוג להתמקד בהיבט הטכנולוגי של כנס מקצועי, בעבר, הדגש היה על היבטים אחרים באירוע. כיום אירועים הם טכנולוגיים יותר, וככאלו, הם מצריכים יותר סיוע בתכנון שלהם, בעיצוב שלהם ובהוצאה לפועל לבסוף.
אם אתם צריכים סיוע נוסף, חברת המרכז להפקות אירועים תשמח לספק לכם את כל המידע הנדרש לכם, צרו קשר כעת.
