תהליך הפקת האירועים יכול להיות לא רק מורכב עבור חברה, אלא כמעט בלתי אפשרי. ישנם היבטים רבים שיש לקחת בחשבון כמו לוגיסטיקה, תקציב ושיווק, שיכולים לגרום אפילו לאנשי המקצוע המנוסים ביותר להרגיש מתוסכלים לעיתים. מה עושים? ממשיכים לקרוא.
שירותי הפקת אירועים הם חלק בלתי נפרד בתכנון התקציב של כל עסק, חברה או ארגון. שירותים אלו עוזרים לחברות לארגן ולנהל אירועים כמו כנסים, ימי עיון, סדנאות, השקות מוצרים ועוד, כאשר המטרה היא תמיד להבליט את החוזקות של המותג, להעשיר-מקצועית את העובדים ועוד. אם אתם מחפשים שירות מהסוג של הפקות אירועים מקצועיים, המידע הבא נטו עבורכם, ריכזנו את כל מה שצריך לדעת בנושא.
מדוע צריך בכלל הפקת אירועים?
בין אם מדובר על כנסים, סמינרים, ימי עיון וכולי, לרוב הארגונים בד”כ חשוב לשכור שירותי הפקת אירועים לחברות. חברות אלו נדרשות לעיתים לקיים אירועי ענק, שמצריכים אנשי הפקה בעלי ניסיון בניהול אירועים מתחילתם ועד סופם, כאשר במרכז המוקד של האירוע טומן נמצא המסר של החברה.
ייתכן שהמסר הוא מסר עסקי, מקצועי, מסר שיווקי הנוגע להשקות שונות ועוד. ככה או ככה, שירותי הפקת אירועים הם דרך מצוינת עבור חברות לגרום למותג שלהן לבלו באוקיינוס התחרות. בעזרת שירותי הפקת אירועים, חברות יכולות לקחת את העסק שלהן לשלב הבא וליצור אירוע בלתי נשכח וייחודי, מה שבתורו יותיר את החותם הנכון על מוזמני האירוע.
מה כוללת הפקת אירועים לחברות?
באופן כללי, בהחלט אפשר להגיד כי שירותי הפקת אירועים לחברות הם תהליך מורכב הכולל תכנון, לוגיסטיקה, תקצוב וביצוע של אי אלו משימות הפקתיות שונות. כדי להבטיח שהאירוע שלכם יעבור בצורה חלקה, אתם צריכים צוות בעל ניסיון בכל התחומים הללו.
זה המקום שבו חברות הפקת אירועים נכנסות לתמונה, בעודן מציעות מגוון רחב של שירותים. למשל, חברת הפקות יכולה לטפל בכל הנושא של הקייטרינג, העיצוב של האירוע, ניהול רשימת המוזמנים והמקומות, או אפילו לטפל בקמפיינים שיווקיים שמטרתם לגייס קהלי יעד לטובת הכנס.
מה כוללים שירותי הפקת אירועים לחברות?
שירותי הפקת אירועים כחלק מהשיווק של החברה שירותי הפקת אירועים לחברות הם חלק חשוב באסטרטגיית השיווק של כל חברה. שירותים אלו עוזרים לחברות לבנות מותג חזק ולהתחבר לקהל היעד שלהן, כמו גם להשאיר את החותם הנכון אצל אותם קהלי יעד שונים. בתוך כך, ישנם סוגים שונים של שירותי הפקת אירועים לחברות. למשל, תכנון אירועים הכולל הכול, החל ממציאת מקומות מתאימים ועד יצירת עיצוב האירוע כולו.
חוץ מתכנון האירוע, ניתן לשכור גם אנשי הפקה עבור תיאום אירועים, שזה אומר טיפול בנושאי לוגיסטיקה, תחבורה וניהול מוזמנים ועד לתקשורת עם משתתפים וספקים שונים. כמו כן, חברות אשר מפיקות אירועים יכולות לספק שירות של שיווק אירועים, שזה עיצוב לוגו האירוע, הפקת חומרי עזר לאירוע, יצירת תוכן מדיה חברתית לאירוע ועוד. ולבסוף, שירותי הפקת אירועים לחברות יכולים גם לכלול תיאום טכנולוגיות לאירועים. מדובר על השכרת ציוד אודיו או ציוד ויזואלי, ניהול אפליקציות ניידות למשתתפים ועד התאמת אטרקציות טכנולוגיות לאירועי חברה.
התכנים המועברים באירועים שונים
ישנם סוגים רבים של תכנים שניתן למצוא בכנסים מקצועיים ואירועי חברה, כאשר התוכן יכול בדרך כלל להשתנות מנאומים, מצגות, סדנאות, דיוניים משותפים ועוד. בעוד כי חלק מהחברות מעדיפות אירועים עסקיים הכוללים נאומים, דיון רב – משתתפים וסדנאות, חברות אחרות מעדיפות להתמקד בהקרנת מצגות והרצאות על ידי מומחים בתחומים שונים.
אם אינכם בטוחים כיצד לספק ערך מוסף לקבל האירוע, אתם יכולים להתייעץ עם חברת ההפקות בנוגע להעברת תכנים כאלו ואחרים. אם יש לחברת ההפקות מספיק ניסיון עם סוגי האירועים שלכם, אנשי ההפקה כנראה יוכלו לייעץ לכם לגבי סוגי התכנים המומלצים ביותר לאירוע בתחום העסקי שלכם.
שיתופי פעולה וניסיון יכולים לייצר הפקה טובה יותר
בתעשיית הפקת האירועים לחברות וארגונים, חברות צריכות לקבל החלטות לגבי סוגי השירותים בהם הן ישתמשו באירועים שלהן. החלטות אלו כוללות בחירת חברה שיכולה לספק מגוון שירותים, כגון קייטרינג, הפקה מדויקת ושיווק נכון, אבל לא רק. מעבר לכך, ישנם גורמים רבים שיש לקחת בחשבון כאשר בוחרים חברת הפקת אירועים.
לדוגמה, יהיה חשוב למצוא חברת הפקות בעלת ניסיון בתעשייה שלכם, כמו גם למצוא חברה שיש לה קשרים עם חברות אחרות וספקים אחרים, נותני שירותים לאירועים וכולי. זאת, מכיוון שישנם שיתופי פעולה מסוימים בין חברות הפקה, שיכולים לקחת את האירוע שלכם לשלב הבא. למשל, אם לחברת ההפקות יש קשרים עסקיים עם אטרקציות לאירועים, ייתכן שתוכלו להשיג מחיר טוב יותר על פעילויות לאירועי חברות.
טיפים לבחירת שירותי הפקת אירועים לחברות
אם אתם מחפשים שירותי הפקת אירועים לחברות, בדקו את עבודות העבר של החברה, קרי את תיק העבודות של חברת ההפקות. בתיק העבודות תוכלו לבחון את סוגי האירועים שהחברה הפיקה בעבר, כיצד הם נראו וכולי. כמו כן, מומלץ מאוד לבקש הפניות מלקוחות קודמים, מכיוון שלפעמים שיחה טלפונית אחת יכולה מאוד לעשות סדר בראש.
ולא פחות וחשוב, תבדקו את האתר של חברת ההפקות שאתם שוקלים להסתייע בה. זה ייתן לכם מושג עד כמה העבודה של החברה טובה, כמה ניסיון יש לה ועם איזה סוגי אירועים היא מסוגלת להתמודד.
צריכים מידע נוסף? לא בטוחים מה הצפי הנדרש להפקת אירוע עסקי? צרו קשר עם חברת המרכז להפקות אירועים, קבלו הצעת מחיר שקופה ותוכנית להפקת אירוע החלומות שלכם. חברת המרכז להפקות אירועים עוסקת בהפקות של אירועים מסוגים רבים, לרבות כנסים וימי עיון מקצועיים, סמינרים מקצועיים ועוד. עם ניסיון של שנים בתחום ובסוגי אירועים רבים, אתם בידיים ההפקתיות הנכונות.
