כנסים לחברות הייטק

חברות הייטק צריכות לדעת כיצד להתנהל ולשם כך עליהן לקחת בחשבון מספר פרמטרים שונים. אחד הדברים החשובים למוניטין של חברות הייטק ולמיתוג שלהן הוא הפקת כנסים. הפסקת כנסים צריכה להתנהל בצורה נכונה ולהשיג מטרות עסקיות שונות. על כנסים לחברות הייטק נרחיב במאמר הבא. 

מהם כנסים לחברות הייטק?

כנסים לחברות הייטק הם אירועים שמתנהלים בהקשר עסקי ומיועדים לקידום מטרה מסוימת. בדרך כלל מדובר באירועים שכוללים תכנים רלוונטיים מסוימים, כוללים ארוחה מהנה ולעתים ישלבו גם תכנים בידוריים שונים. ההצלחה של חברות הייטק נמדדת ביכולת שלה לבנות תדמית חזקה ולמתג את עצמה נכון. הפקת כנסים לחברות הייטק היא הכרחית על מנת לקדם את המותג ולפתח את התדמית של החברה. כמו כן, על ידי הפקת כנסים עסקיים ניתן להשיג מטרות שונות כמו גיוס משקיעים, גיוס לקוחות, יצירת שותפויות עסקיות וכדומה. חשוב מאוד לתכנן ולהפיק את הכנס בקפידה על מנת שישיג את המטרה שלו וישרת את החברה באופן הטוב ביותר. 

מה חשוב לקחת בחשבון?

כאשר מתכננים כנסים לחברות הייטק חשוב לקחת בחשבון פרמטרים רבים ולתכנן באופן פרטני ומקיף את כל הפרטים של הכנס. חשוב להבין שגם הפרטים הקטנים ביותר עשויים להשפיע על הצלחת הכנס וכך גם על הצלחת החברה. יש להקפיד על פרמטרים שונים בהם-

• הגדירו מראש את התקציב של הכנס- הפקת כנסים לחברות הייטק כוללת עלויות רבות ולכן חשוב להגדיר מראש תקציב ולהתכונן לחריגה של עד 15% ממנו. חשוב לעשות ככל הניתן על מנת למנוע חריגה גבוהה יותר. 
• בחרו מקום מתאים לקיום הכנס- כאשר עורכים כנסים לחברות הייטק צריך לבחור מקום מכובד ומרווח בו יתקיים הכנס. בבחירת המקום קחו בחשבון פרמטרים כמו מיקום גאוגרפי (כך שיתאים למוזמנים של הכנס), חניה, כמות המוזמנים, סוג האירוע, אקוסטיקה, אביזרים נדרשים כמו מערכת הגברה ומחיר. המיקום יכול להשפיע באופן משמעותי על התדמית של החברה ולכן חשוב לקחת זאת בחשבון.
• הגדירו מטרה עסקית באופן מדויק וספציפי- הפקת כנסים לחברות הייטק מצריכה הגדרת מטרה מדויקת וספציפית לכנס. חשוב להגדיר את המטרה העסקית באופן מדויק על מנת שתוכלו לתכנן את הכנס בהתאם ולהתכונן אליו באופן קונקרטי. יש מגוון מטרות עסקיות אפשריות לכנסים כמו גיוס משקיעים, יצירת שותפויות עסקיות, גיוס לקוחות, קידום מכירות, השקת מוצר חדש ועוד. 
• בחרו קייטרינג מתאים עם מנות לכולם- כאשר אתם מתכננים כנסים לחברות הייטק חשוב לבחור קייטרינג מתאים שיספק מנות לכל המוזמנים, לרבות צמחונים, טבעוניים ואלרגניים. חשוב לבדוק מראש האם יש מוזמנים שאלרגיים לגלוטן/ אגוזים/ חלב וכדומה ולדאוג להם למנות מתאימות. כמו כן, יש לבדוק כמה צמחונים או טבעוניים צפויים להגיע לאירוע בשביל להיערך בהתאם. ניתן לערוך סקר מקדים בו המוזמנים יענו על שאלות בנוגע להעדפות שלהם כך שתוכלו לבחור בקייטרינג המתאים ביותר. 
• תוכנית אמנותית- כאשר עורכים כנסים לחברות הייטק חשוב ליצור עניין מתחילת הכנס ועד סופו. אל תסמכו על שיחות חולין וקייטרינג בשביל שימלאו את כל הזמן והכינו תוכנית אמנותית מראש. בדרך כלל התוכנית האמנותית כוללת להקה/ זמר/ מופע בידור/ משחקים משעשעים וכדומה. 

מי מפיק כנסים לחברות הייטק?

כפי שהבנו, על מנת להפיק כנסים לחברות הייטק יש לקחת בחשבון פרמטרים רבים אשר לכל אחד מהם חשיבות רבה והשפעה רבה. לכן, חשוב שההפקה תתבצע על ידי יד מקצועית ומנוסה. כלומר, חשוב לבחור בחברת הפקה מקצועית להפקת הכנס. בחירת חברה מקצועית ומנוסה תעשה את ההבדל בפרטים הקטנים והחשובים. תחום ההייטק הוא בעל סגנון משלו ולכן חשוב לבחור בחברה מקצועית עם ניסיון בהפקת כנסים לחברות הייטק באופן ספציפי. בהפקת הכנס חשוב להבין האם הוא מיועד להיות כנס אינטימי או כנס ענק מרובה משתתפים, מה הסגנון שלו, מה המטרה העסקית שלו ומי קהל היעד שלו. רק חברת הפקות מקצועית ומנוסה תדע לקחת בחשבון את המאפיינים החשובים השונים ולתת מענה לצרכים השונים ולציפיות של חברת ההייטק. 

אז כיצד תבחרו חברה מתאימה?

כפי שציינו הפקת כנסים לחברות הייטק צריכה להתבצע על ידי חברה מקצועית ומנוסה שתוכל להתמודד ולנהל את כל הסידורים הנחוצים לאירוע, לדאוג לספקים השונים ולתכנן אירוע מדויק. על מנת לבחור חברה מתאימה להפקת כנסים יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים- 

• ניסיון

חשוב לבחור בחברה עם ניסיון וותק בתחום ולשים דגש שהיא מתמחה באופן ספציפי בהפקת כנסים. ככל שלחברה יש יותר ניסיון כך תוכלו להיות בטוחים שהיא תהיה אמינה, מקצועית יותר, שיהיה לה יותר ידע בתחום, שיהיו לה את הכלים הנדרשים ואת הקשרים הנחוצים להפקת הכנס. כמו כן, על מנת להיות בטוחים בבחירת החברה מומלץ לבקש לראות עבודות קודמות על מנת להתרשם מהחברה ומהאירועים שהפיקה בעבר. 

• סוג האירוע

כאשר אתם בוחרים חברת להפקת כנסים לחברות הייטק, חשוב לבחור חברה בהתאם לסוג האירוע. יש חברות שמתמחות בהפקת כנסים ואילו חברות שמתמחות בהפקת אירועי חברה המיועדים לגיבוש העובדים. לכן, חשוב לקחת זאת בחשבון ולבחור בחברת ההפקה שמתאימה לסוג האירוע שאתם מתכננים. כך תוכלו להיות בטוחים שתקבלו מענה מתאים. 

• ערכו פגישה 

לפני בחירת חברת הפקה חשוב לא להסתפק בשיחת טלפון ולערוך פגישת ייעוץ פרונטלית. בפגישת הייעוץ תוכלו לקבל רושם על התנהלות החברה ולבחון את החיבור שלכם עם אנשי הצוות שלה. מאחר שהפקת כנסים לחברות הייטק היא תהליך ארוך חשוב לבחור בחברה שיש לכם חיבור וכימיה איתה. 

• המלצות 

לבסוף, על מנת להיות בטוחים שאתם מקבלים החלטה מושכלת חשוב לקבל המלצות על חברת ההפקה. על מנת לקבל המלצות ניתן להתייעץ עם קולגות, לקוחות קודמים של החברה או אפילו באינטרנט.