כאשר מנהלים עסק צריך לדאוג לדברים רבים, כאשר בהם נכללים גם כנסים עסקיים. אמנם זה נראה כמו דבר שולי ולא הכרחי, אך לכנסים עסקיים יש חשיבות רבה והם מסייעים להשיג מטרות עסקיות שונות. לשם כך חשוב שההפקה תתבצע כהלכה תוך שימת דגש על פרטים רבים. על הפקת כנסים עסקיים והחשיבות שלה נרחיב במאמר הבא.
החשיבות של הפקת כנסים עסקיים
כפי שציינו, הפקת כנסים עסקיים היא דבר חשוב והכרחי בניהול עסקים. אך מהם כנסים עסקיים? כנסים עסקיים הם אירועים שמתנהלים עם הקשר עסקי מסוים ואמורים לקדם מטרה מסוימת שהוגדרה מראש. בדרך כלל הכנסים מיועדים לקהל יעד מסוים כמו עובדי העסק, משקיעים פוטנציאליים, לקוחות פוטנציאליים או אנשים חיצוניים. בדרך כלל הכנסים יכללו גם ארוחה ולעתים ישלבו תכנים בידוריים כמו מופע מוסיקה, מופע סטנדאפ וכדומה. הפקת כנסים עסקיים היא לא משימה פשוטה והיא מצריכה שימת דגש על פרטים רבים, על מנת שהכנס ישיג את המטרה העסקית וישרת את העסק באופן הנכון והטוב ביותר. התכנון צריך להתנהל בקפידה ולקחת בחשבון פרטים שונים, גדולים וקטנים כאחד, על מנת שהכנס יתנהל כהלכה ויספק חוויה טובה למוזמנים. כיום, עסקים רבים, קטנים וגדולים מבינים את החשיבות של הפקת כנסים עסקיים.
על מה יש להקפיד?
כאשר מתכננים ומפיקים כנסים עסקיים צריך להקפיד על פרמטרים שונים ולשים לב גם לפרטים הקטנים ביותר, מאחר שגם להם יש חשיבות והשפעה על הצלחת הכנס וכך על הצלחת העסק. הפקת כנסים עסקיים הוא תהליך שמצריך הקפדה על תכנון פרטני ומקיף של כל פרטי הכנס בהם-
- יש להגדיר מראש תקציב המיועד להפקת הכנס ולהיצמד אליו.
- יש להגדיר מראש לוחות זמנים להפקת הכנס ואף לניהול הכנס עצמו.
- יש לבחור מיקום בו יתקיים הכנס. בחירת המיקום יכולה להשפיע על התדמית של העסק ועל האווירה של הכנס העסקי. לבחירת המיקום יש חשיבות רבה במיוחד אם מדובר בכנס חיצוני, כלומר, כנס שלא מיועד לעובדי החברה אלא לאנשים חיצוניים.
- חשוב לדאוג לכל הציוד הטכני הנדרש לניהול הכנס.
- חשוב לאתר ספקים מתאימים כמו קייטרינג מתאים, ספק למתנות ממותגות, צלם מתאים וכדומה. כמו כן יש לדאוג לתאם בין הספקים השונים.
- חשוב להקפיד על כל העניינים הלוגיסטיים כמו לדוגמא רישום לכנס.
- חשוב לדאוג לאנשי צוות שונים כמו דיילות בכניסה, מלצרים, ברמנים וכדומה.
- חשוב לבנות ליין אפ איכותי ולבחור תוכן שיתאים לקהל היעד.
- חשוב להגדיר לכנס מטרה מדויקת וספציפית.
הגדירו מטרה מדויקת
כפי שציינו, בהפקת כנסים עסקיים יש להקפיד על תכנון פרטני ומקיף של פרטים שונים בהם גם הגדרה מטרה מדויקת וספציפית לכנס. יש חשיבות רבה להגדרת המטרה של הכנס. כאשר אתם מגדירים מטרה באופן מדויק וספציפי אתם יכולים להפיק ולתכנן את הכנס בהתאם למטרה, להתכונן אליו באופן קונקרטי ואף לבחון האם הכנס הצליח להשיג את המטרה או לא. ניתן להגדיר מגוון מטרות אפשריות כמו גיוס משקיעים, גיוס לקוחות, יצירת שותפויות עסקיות, תמריץ לעובדים, העברת מידע לעובדים, השקת מוצר חדש, שיווק שירות ועוד. לכל אחת מהמטרות הללו יכולה להיות השפעה משמעותית על המשך הדרך של העסק ולכן חשוב לשים על כך דגש רב.
קראו עוד: הפקת כנסים מקצועיים
החשיבות של ליווי מקצועי
כפי שהבנו עד עכשיו, הפקת כנסים עסקיים היא משימה שמצריכה תשומת לב רבה לפרטים רבים אשר כל אחד מהם הוא בעל חשיבות ויכול להשפיע על העסק. חשוב מאוד שהכנס יעמוד בסטנדרטים גבוהים ויצליח להשיג את המטרה שהוגדרה. לכן, ההמלצה היא לעשות זאת עם ליווי מקצועי של חברה להפקת כנסים עסקיים מקצועיים. חשוב לבחור בחברה מקצועית, בעלת ניסיון, בעלת ידע רב, שיש לה את הכלים הנחוצים ואף את הקשרים הנחוצים להפקת כנסים עסקיים. כאשר תקבלו ליווי מקצועי מתאים תוכלו לחסוך לעצמכם זמן יקר, התעסקות לא פשוטה בתכנון מוקפד ואך עלויות. הסיבה לכך היא שכאשר אתם מפיקים כנס בעצמכם אתם לא תמיד יודעים לקחת בחשבון את הפרמטרים החשובים ואתם עלולים לגרום ליותר נזק מתועלת ולבזבז כסף לשווא. ליווי מקצועי של חברה מקצועית ומנוסה יאפשר לכם להנות מהפקה מוקפדת, תוך תשומת לב לכל הפרטים החשובים כולל נושא השירות והזמינות. חשוב לזכור שגם עם ליווי מקצועי אתם יכולים להיות מעורבים בתהליך ולקחת חלק בקבלת ההחלטות.
בחירת חברה מקצועית
ציינו שליווי מקצועי הוא דבר חשוב בהפקת כנסים עסקיים, אך על מנת שיתנהל כהלכה חשוב לבחור בחברה מקצועית. לשם כך יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים שונים-
- ניסיון- ככל שלחברה יש יותר ניסיון כך אתם יכולים להיות בטוחים שהפקת הכנס תתבצע במקצועיות רבה יותר. לכן, בחרו בחברה מנוסה שהפיקה כנסים עסקיים בעבר.
- עבודות קודמות- מלבד לניסיון הקודם של החברה, מומלץ לבקש לראות עבודות קודמות שלה. בקשו לראות תמונות וסרטונים של אירועים קודמים שהפיקה החברה וקבלו פרטים עליהם, על מנת להתרשם מהחברה ולהחליט האם מתאימה לכם או לא.
- מה השירות כולל- בררו מה השירות של החברה כולל והאם היא ערוכה לדאוג לכל הפרטים השונים שכוללת ההפקה.
- המלצות- בבחירת חברה מקצועית להפקת כנסים עסקיים, אחד הפרמטרים שיכולים לסייע בבחירה הוא המלצות. במידה שאתם מכירים עסקים שנעזרו בחברות מקצועיות, בקשו המלצות. אם אתם לא מכירים, תוכלו לקבל המלצות מהאינטרנט בפלטפורמות שונות כמו הפייסבוק, פורומים ואתרים שונים.
- מחיר- חשוב לברר מראש כמה החברה גובה עבור הפקת כנסים עסקיים. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון שהמחיר הוא לא הפרמטר החשוב ביותר. גם אם יש חברה שמציעה את המחיר הזול ביותר זה לא בהכרח אומר שהיא הבחירה המומלצת. לכן, קחו בחשבון יחס של עלות מול תועלת על מנת לקבל החלטה מושכלת ובצעו השוואת מחירים בין מספר חברות.
