אירועים עסקיים לחברות וארגונים

אירועים עסקיים לחברות וארגונים הם אירועים שמתנהלים על מנת להשיג מטרה עסקית מסוימת כמו תמריץ לעובדים או גיוס משקיעים. מדובר באירועים בעלי חשיבות רבה שיכולים להשפיע על הצלחת החברה או הארגון. על אירועים עסקיים לחברות וארגונים וכיצד להפיק אותם נכון נרחיב במאמר הבא. 

מהם אירועים עסקיים לחברות וארגונים?

אירועים עסקיים לחברות וארגונים הם אירועים שמתנהלים על ידי החברה או הארגון, בהקשר עסקי ועל מנת לממש מטרה עסקית מסוימת. יש סוגים שונים של אירועים עסקיים כאשר ההבדלים ביניהם באים לידי ביטוי בעיקר במטרה של האירוע ובקהל היעד שלו. לדוגמא, יש אירועים עסקיים לחברות וארגונים שמיועדים לגיבוש וחיבור של העובדים. לעומת זאת, יש אירועים עסקיים שמיועדים להשקת מוצר חדש ולמיתוג שלו. ניתן לערוך מגוון אירועים כמו ימי כיף וגיבוש, מסיבות, ימי עיון וכדומה. כל אחת מהאפשרויות הללו תשפיע על הפקת האירוע ועל הדרך בה יתנהל. לדוגמא, אירועי פנים, שמתנהלים בתוך החברה או הארגון ומיועדים לעובדים, יש פחות חשיבות למוניטין של החברה ויותר חשיבות לאלמנטים כמו גיבוש העובדים. עם זאת, עדיין יש לשמור על מוניטין מסוים מול העובדים. לעומת זאת, באירועים חיצוניים בדרך כלל יש מטרה עסקית חשובה שיש להשיג אותה, לצד שמירה על מוניטין חזק ושידור מסרים עסקיים שונים. 

תכננו את האירוע באופן מוקפד 

כאשר מפיקים אירועים עסקיים לחברות וארגונים חשוב לעשות זאת באופן מוקפד תוך תשומת לב רבה לפרטים שונים. התכנון צריך להתבצע בהתאם לעקרונות מקצועיים מעולם ההפקה ולהתאים לסוג האירוע ולמטרה שלו. 

בעת תכנון אירועים עסקיים לחברות וארגונים יש לקחת בחשבון מספר פרטים חשובים, בהם- 

• הגדירו מראש תקציב להפקת האירוע. 
• הגדירו מראש לוחות זמנים להפקת האירוע וכך גם להתנהלות האירוע. 
• בחרו מיקום מתאים להפקת האירוע. חשוב שהמיקום ישמור על התדמית של העסק. 
• הגדירו מטרה מדויקת וספציפית. 
• דאגו לציוד הטכני הנדרש לניהול האירוע. 
• אתרו ספקים מתאימים כמו קייטרינג מתאים, ספק למתנות ממותגות, צלם מתאים וכדומה. 
• הקפידו על כל העניינים הלוגיסטיים השונים. 
• דאגו לאנשי צוות שונים כמו דיילות בכניסה, מלצרים, ברמנים וכדומה. 
• בנו ליין אפ איכותי. 

ועוד. 

הגדירו מטרה לאירוע

כאשר מתכננים אירועים עסקיים לחברות וארגונים חשוב מאוד להגדיר מטרה ספציפית ומדויקת לאירוע. יכולות להיות מטרות אפשריות שונות כמו השקת מוצר חדש, גיוס שותפים, גיוס משקיעים, תמריץ לעובדים, גיוס לקוחות, העברת מידע או הדרכה לעובדים ועוד. הגדירו את המטרה באופן המדויק ביותר שניתן. כך תוכלו לתכנן את האירוע בהתאם למטרה על מנת שתוכלו להשיג את המטרה. כמו כן, על ידי הגדרת מטרה תוכלו להתכונן לאירוע באופן קונקרטי ונכון יותר. כך גם תוכלו לבחון האם הצלחתם להשיג את המטרה או לא. 

בחרו מקום מתאים לאירוע

דבר חשוב נוסף בתכנון אירועים עסקיים לחברות וארגונים הוא לבחור מקום מתאים לאירוע. לא משנה אם מדובר באירוע בוקר, צהרים או ערב חשוב לבחור במקום מכובד שיתאים לאירוע ולאופי שלו. על מנת לבחור מקום מתאים לאירוע יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים. קודם כל יש לבחור את המיקום של האירוע מבחינה גאוגרפית. אתם צריכים להתאים את המיקום לקהל היעד שלכם על מנת שהמוזמנים יגיעו לאירוע ללא קושי. מומלץ שהמיקום יהיה מרכזי ונוח להגעה, גם בתחבורה ציבורית וגם ברכב, לרבות מקומות חניה באזור. אי מציאת חניה יכולה להשפיע באופן משמעותי על המוזמנים שלכם ולכן חשוב להיערך מראש למקום עם חניה.

פרמטר חשוב נוסף בבחירת המקום הוא להתאים אותו לסוג האירוע. כפי שציינו יכולים להיות סוגים שונים של אירועים עסקיים לחברות וארגונים ולכן חשוב לקחת זאת בחשבון גם בבחירת המקום. באירועים בעלי תוכן כבד יותר חשוב לבחור בחלל שמתאים לאווירה. כך גם בנוגע למסיבת השקה קלילה או ליום גיבוש עובדים. בנוסף יש להתאים את המקום לכמות המוזמנים לאירוע ולבחור במקום שיכול לאכלס את כמות האנשים בצורה נוחה ונעימה. כמו כן, חשוב לבחון את האקוסטיקה במקום ולבחור במקום בעל אקוסטיקה שתתאים לאופי האירוע ולסגנון שלו.

כמובן שעל מנת לבחור מקום יש לקחת בחשבון גם את התקציב שיש לכם לצורך הפקת האירוע. התקציב צריך לענות גם על פרמטרים כמו קייטרינג, צילום, אנשי צוות ולכן יש לבחור במקום שמתאים לתקציב שלנו. 

בחרו חברה מקצועית להפקת האירוע

הפקת אירועים עסקיים לחברות וארגונים היא משימה לא פשוטה ומומלץ לעשות אותה עם ליווי מקצועי של חברת הפקה. חברת הפקה מקצועית תוכל לנהל את כל הסידורים הנחוצים לאירוע, לדאוג לספקים עבור הצרכים השונים של האירוע ותבנה אירוע עסקי שישיג את המטרה שלו. 

על מנת לבחור חברה מקצועית יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים- 

• ניסיון

בחרו בחברה שיש לה ותק וניסיון בתחום. כך תוכלו להיות בטוחים שתקבלו ליווי מקצועי של חברה מתאימה שתיקח אחריות על כל ההכנות. הניסיון של החברה מעיד על המקצועיות שלה ועל האמינות שלה. כמו כן, מומלץ לבקש לראות עבודות קודמות של החברה על מנת להתרשם ממנה ומהאירועים שהפיקה בעבר. 

• סוג האירוע

חשוב להתאים את החברה שתפיק את האירוע לסוג האירוע המתוכנן. בדרך כלל כל חברת הפקות מתמחה בסוג אחר של אירועים. לדוגמא, חברה אחת שמתמחה בהפקת כנסים לעומת חברה שמתמחה בהפקת ימי גיבוש. לכן, בחרו את חברה ההפקה שמתאימה לסוג האירוע שאתם מתכננים להפיק ושתספק לכם מענה מתאים לצרכים שלכם. 

• ערכו פגישה 

לפני שאתם בוחרים בחברת הפקה מומלץ לערוך פגישת ייעוץ ראשונית. בפגישה ניתן לקבל רושם ראשוני, להחליט האם יש לכם חיבור עם אנשי הצוות של החברה, האם הם מבינים את הצרכים שלכם וכמובן לקבל הצעת מחיר. 

• המלצות 

לבסוף, אחד הדברים שעוזרים לקבל החלטה מושכלת הוא לקבל המלצות. לשם כך תוכלו להתייעץ עם קולגות, לקוחות קודמים של החברה או אפילו באינטרנט.