יש אירוע עסקי באופק ואתם לא בטוחים מה לעשות? אם אינכם בטוחים כיצד להפיק אירוע עסקי, המאמר הזה הוא בשבילכם. ריכזנו בו את כל מה שצריך לדעת על בחירת חברת הפקות אירועים עסקיים, טיפים להפקות של כנסים מקצועיים ועוד. המשיכו לקרוא.
אירועים עסקיים הם דרך מרכזית ופופולארית להעביר את המסר העסקי של החברה. ניתן להשתמש בהם כדי לייצר יותר לידים, לבנות מערכות יחסים ולמשוך לקוחות חדשים, לחזק קשרים בין העובדים והקולגות, ליצור נטוורקינג בארגון ועוד. מה חשוב לדעת על חברת הפקות אירועים עסקיים? האם הפקת אירוע עסקי מצריכה ניהול לוגיסטי מקצועי? עד כמה האירוע העסקי מהווה הזדמנות טובה עבור נטוורקינג? הנה כל המידע לפניכם.
הצעד הראשון בהפקת אירוע עסקי
הצעד הראשון בהפקות של אירועים עסקיים הוא, למצוא את המקום המתאים לאירוע שלכם. חשוב להגדיר מראש איזה סוג אירוע אתם רוצים לארגן, ומצאו את המיקום הטוב ביותר עבורו באזור שלכם. אם מדובר באזור מרוחק ממרכז הארץ, ההמלצה היא לתאם חברת הסעות שיכולה לקחת על עצמה את התפקיד של הסעת המוזמנים למקום האירוע.
כשאתם קובעים את המיקום, ודאו שיש בו מספיק מקום לכל האורחים שלכם ושיש לו שירותים מתאימים, כמו גם אפשרויות של אוכל ושתייה או גישה לאינטרנט אלחוטי. אם אין בנמצא אוכל ושתייה, ודאו שאתם מתאמים אל מול חברת קייטרינג מספיק מקצועית, שתוכל לקחת אחריות על הנושא. אם מורכב מדי עבורכם לתאם בין הגורמים השונים, שכרו חברת הפקות אירועים עסקיים שתוכל לסייע לכם.
כיצד חברת הפקות אירועים עסקיים יכולה לסייע?
חברת הפקת אירועים עסקיים יכולה לסייע במספר דרכים, כמו איתור המקום עצמו עבור האירוע, איתור חברות קייטרינג וסוגי לוגיסטיקה אחרת. אנשי ההפקות יכולים גם לעזור בתהליך התכנון על ידי מתן עצות, להדריך מה לעשות ומה לא לעשות, להסביר ממה חשוב להיזהר כשסוגרים חוזים מול ספקים ועוד.
כמו כן, חברת הפקות יכולה לסייע בתכנון וניהול אירועים, אשר כולל בין היתר גם שיווק ויחסי ציבור. ולא פחות חשוב, אנשי ההפקה הם גם אלו שמספקים שירותים לעיצוב האירוע, ניהול חסויות, יצירת תוכן פרסומי באירוע ועוד. ולבסוף, חברת הפקות אירועים עסקיים יכולה גם לקחת אחריות כוללת על הנושא של ניהול התקציב לאירוע, פיתוח אסטרטגיה שיווקית לאירוע וכולי.
קראו עוד: איך בוחרים חברה להפקת אירועים עסקיים?
תכנים שחברת הפקות תרכז בכנסים מקצועיים
בסופו של יום, כנסים עסקיים הם מקום מצוין עבור חברות שמעוניינות להציג את המוצרים, השירותים והחידושים האחרונים שלהן. ככאלו, הכנסים האלו מצריכים גם תכנים המועברים במהלך הכנסים בהתאם ובצורות שונות. באופן כללי, ניתן לסווג את סוגי התכנים המועברים בכנסים עסקיים לשתי קטגוריות מרכזיות: נאומים וסדנאות.
הנאומים מועברים בדרך כלל על ידי מומחים לנושא הדיון או על ידי קודקודים חשובים בתעשייה, המייצגים מגזרים שונים בתחום הדיון. מצד שני, סדנאות מובלות בדרך כלל על ידי אנשי מקצוע המלמדים את המשתתפים כיצד לעשות משהו הקשור לעבודה או לתעשייה שלהם. בהתאם לסוג הכנס שתרצו לקיים, חברת הפקות אירועים עסקיים תוכל לסייע לכם בבחירת וסיווג התכנים שיועברו באירוע.
NETWORKING וכנסים מקצועיים – עד כמה זה חשוב?
כנסים מקצועיים הם דרך מצוינת ללמוד מאנשי מקצוע אחרים. ואם אתם מעוניינים לקיים כנס מקצועי, מומלץ לשקול פרמטרים כמו סוגי קהלי היעד שיגיעו לכנס, סוג התעשייה, מהו נושא הכנס ועוד. אלו הם פקטורים שחובה להגדיר אותם כדי לייצר את אפשרות הנטוורקינג הנכונה.
אם הם מנוהלים בצורה נכונה, כנסים מקצועיים מספקים למשתתפים הזדמנויות להרחיב את רשת הנטוורקינג שלהם, ללמוד מיומנויות חדשות ולחלוק ידע עם עמיתיהם בתעשייה נתונה. ובכדי שהאפשרות של נטוורקינג תהיה ניתנת למימוש, חברת הפקות אירועים עסקיים יכולה לנקוט במספר צעדים ופעולות שונות.
בסופו של דבר, כנסים מקצועיים הם דרך מצוינת עבור אנשי מקצוע שמעוניינים להרחיב ולרשת את הקשרים שלהם, אבל הם גם חשובים ללמידה והתפתחות. וככאלו, כנסים עסקיים יכולים להיות מועברים בדרכים שונות. אם כך, בואו נדבר גם על דרכים שבעזרתן ניתן לשפר את הנטוורקינג בכל כנס עסקי.
כיצד אפשר לשפר נטוורקינג באירוע עסקי?
כמו שאמרנו, כנס מקצועי הוא אירוע בו מגיעים המשתתפים כדי, בין היתר, לבנות קשרים מקצועיים. חברת הפקת האירועים העסקיים, במקרה הזה, בד”כ תרצה להגביר את הנטוורקינג באירועים כאלו. ניתן לעשות זאת על ידי נקיטת מספר פעולות שונות, למשל, ניתן למקם בר פתוח או אוכל ושתייה כל היום בצורה חופשית. כידוע, אוכל, שתייה ואלכוהול הם גורמים שמקרבים בין אנשים וגורמים להם ליצור חוויות משותפות ושיח בריא ופתוח.
כמו כן, חברת הפקות אירועים עסקיים יכולה לייעד חלל ייעודי עם שולחנות, כיסאות וספות שבהן אנשים יכולים “להתערבב” אחד עם השני. ולא פחות חשוב, חברת הפקות אירועים עסקיים יכולה למקם עמדות שונות הכוללות אטרקציות ופעילויות, כי אלמנטים משעשעים תמיד יכולים לקרב בין אנשים באירועים עסקיים.
כיצד לבחור חברת הפקות אירועים עסקיים?
יש הרבה חברות הפקת אירועים עסקיים ברחבי הארץ, ואין ספק שיכול להיות קשה לבחור את האחת הנכונה לסוג הכנס שתרצו להפיק. וכאן בעצם קבור הכלב, זה המוקד של מה שצריך לעניין אתכם – הניסיון של חברת ההפקות עם סוגי הכנסים שאתם רוצים להפיק.
אם אתם למשל רוצים להפיק כנס עבור השקת מוצר או שירות חדשים בתעשייה שלכם, אתם צריכים חברת הפקות אירועים עסקיים שיודעת כיצד לנהל ולהפיק את כל הלוגיסטיקה הכרוכה באירועי השקה. כמו כן, היו ברורים לגבי התקציב שלכם, הגדירו אותו מראש ותשאירו בצד כ-15% – 20% אקסטרה לכל מקרה של בלת”מ כזה או אחר.
