כאשר מנהלים חברה או ארגון, אחד הדברים החשובים הוא לערוך כנסים עסקיים שיעזרו לנו להשיג מטרות שונות. הכנסים מהווים אירועים המיועדים לקהלי יעד שונים כמו העובדים, לקוחות, משקיעים או אנשים חיצוניים ויש להם מטרה עסקית מסוימת. על הפקת כנסים נרחיב במאמר הבא.
מהם כנסים?
לפני שנסביר על האלמנטים החשובים בהפקת כנסים חשוב להבין מהם כנסים בכלל. כנסים הם למעשה אירועים שכוללים תכנים רלוונטיים שאמורים לקדם מטרה מסוימת שהוגדרה מראש. כיום, עסקים רבים מבינים את החשיבות בהפקת כנסים. גם חברות קטנות וגם חברות גדולות מקפידות להפיק כנסים ואירועים במטרות שונות שמיועדים לקהלי יעד שונים כמו העובדים, משקיעים או אנשים חיצוניים. בדרך כלל, מלבד ההקשר העסקי, הכנסים יהיו אירועים מהנים שיכללו ארוחה ולעתים ישלבו גם תכנים בידוריים. חשוב מאוד לתכנן ולהפיק את הכנס בקפידה על מנת שהוא ישיג את המטרה שלו וישרת את הארגון או החברה בצורה הטובה ביותר. בהפקת כנסים חשוב לקחת בחשבון את כל הפרמטרים, מהגדולים ועד הקטנים ביותר, על מנת שהכנס יתנהל כהלכה, ישמור על רמה גבוהה ויספק חוויה טובה למוזמנים.
מה חשוב בהפקת כנסים?
תכנון והפקת כנסים הוא תהליך לא פשוט שמצריך השקעה רבה ותשומת לב רבה לפרטים שונים, כולל הפרטים הקטנים ביותר, אשר לכולם יש חשיבות והשפעה על הצלחת העסק. התהליך מצריך הקפדה על תכנון פרטני ומקיף של כל פרטי הכנס. חשוב להגדיר מראש את התקציב של הכנס וכך גם את לוחות הזמנים של ההפקה וגם של הכנס עצמו. בנוסף, אחד הדברים החשובים בהפקת כנסים הוא בחירת המיקום בו יתקיים הכנס. המיקום יכול להשפיע על התדמית של החברה ועל האווירה של הכנס ולכן יש לשים על כך דגש, במיוחד אם מדובר בכנס חיצוני ולא פנימי שמיועד לעובדים. בנוסף, חשוב מאוד לדאוג לכל הציוד הטכני הנדרש לניהול הכנס ולאתר ספקים מתאימים ואיכותיים לדברים שונים כמו קייטרינג, מתנות ממותגות, צילום וכדומה. חשוב לדאוג לתיאום בין הספקים וכמובן לדאוג לכל העניינים הלוגיסטיים שכוללים רישום לכנס, דיילות בכניסה, מלצרים, ברמנים וכדומה. בנוסף, דבר חשוב נוסף בהפקת כנסים הוא בניית ליין אפ איכותי ובחירה של תוכן בידורי שיתאים לקהל היעד של הכנס.
הגדרת המטרה של הכנס
מלבד הפרמטרים השונים שציינו, אחד הפרמטרים החשובים ביותר בהפקת כנסים עסקיים הוא הגדרת המטרה של הכנס. כאשר מגדירים מטרה חשוב לעשות זאת באופן מדויק וספציפי, על מנת שתוכלו להפיק את הכנס בהתאם ולבחון האם הצלחתם להשיג את המטרה של הכנס או לא. יש מגוון מטרות אפשריות כמו השקת מוצר חדש, גיוס משקיעים, תמריץ לעובדים, גיוס לקוחות, יצירת שותפויות עסקיות חדשות, העברת מידע או הדרכה חשובה לעובדים, שיווק מוצר או שירות ועוד. כל אחת מהמטרות הללו היא בעלת השפעה על המשך הדרך של העסק. כאשר תגדירו מטרה באופן המדויק ביותר תוכלו להפיק כנס שישרת את המטרה העסקית שבחרתם ויקדם אותה ולהתכונן אליו מבחינה קונקרטית.
הפקת כנסים עם ליווי מקצועי
הפקת כנסים מקצועיים ואיכותיים היא משימה לא פשוטה שכל פרט בה הוא בעל חשיבות והשפעה על העסק. כמו כן מדובר בתהליך שכולל עלויות כספיות גבוהות ולכן חשוב להגדיר לו מטרה מדויקת ולוודא שהכנס ישיג את המטרה הזו. לשם כך הכנס צריך לעמוד בסטנדרטים גבוהים במיוחד. מאחר שהפקת כנסים הוא תהליך לא פשוט שיש לו חשיבות רבה על העסק ועל מטרות עסקיות שיש להשיג, חשוב לבצע זאת עם ליווי מקצועי. לשם כך יש לבחור בחברה מקצועית ומנוסה שתפיק לכם כנס מקצועי שישיג את המטרה שהגדרתם וישדר ערכים עסקיים שונים. חשוב לבחור בחברה מקצועית, בעלת ניסיון רב, ידע, כלים וקשרים מתאימים על מנת שתוכל לבצע את כל התפקידים הנחוצים להפקת כנסים. כאשר תבחרו בחברה מקצועית אתם יכולים לחסוך לעצמכם את ההתעסקות בתכנון הלא פשוט, לחסוך זמן ואף לחסוך עלויות (אם תפיקו לבד ולא תעשו זאת נכון אתם עלולים לגרום יותר נזק מתועלת ואף לבזבז כסף לשווא). חברת הפקת כנסים מקצועית תדאג לכל הדברים באופן המקצועי ביותר שניתן, תשים דגש על נושא השירות והזמינות ותשתף אתכם בכל התהליך. כמובן שגם אם אתם בוחרים בחברה חיצונית אתם יכולים להיות מעורבים בתהליך ולהיות חלק משמעותי בקבלת ההחלטות.
כיצד נבחר חברה מתאימה?
על מנת לבחור חברה מתאימה להפקת כנסים יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים-
- ניסיון- מומלץ לבחור בחברה שיש לה ניסיון בהפקת כנסים מקצועיים. ככל שלחברה יהיה יותר ניסיון כך תוכלו להיות בטוחים שההפקה תהיה יותר מקצועית.
- עבודות קודמות- חשוב לבקש לראות עבודות קודמות של החברה על מנת לקבל מושג על הכנסים שהפיקה ולהתרשם ממנה. מומלץ לבקש לראות גם תמונות וגם סרטונים ולקבל פרטים על הכנסים הקודמים שהחברה הפיקה ומה הם כללו.
- המלצות- אחד הדברים שיכולים לעזור לכם לבחור חברת הפקה הוא המלצות. אם אתם מכירים עסקים שעובדים עם חברה מסוימת וממליצים אליה, תמיד עדיף לקבל המלצה ממקור ראשון. במידה שאתם לא מכירים, תמיד ניתן לקבל המלצות מהאינטרנט. כיום יש קבוצות פייסבוק בהם אנשים ממליצים, פורומים ואתרים שונים בהם תוכלו לקבל המלצות על חברות מתאימות.
- מה השירות כולל- לפני שאתם בוחרים חברה להפקת כנסים חשוב לבדוק מה השירות של החברה כולל. בדקו האם היא ערוכה לדאוג לכל הפרטים של ההפקה. לעתים יש חברות שמתמחות בדברים מסוימים ולא דואגות לכל הפרטים ולכן חשוב לבדוק זאת מראש.
- מחיר- לבסוף, חשוב לקחת בחשבון את המחיר שגובה החברה. הגדירו מראש תקציב שאתם מוכנים להשקיע על הפקת הכנס על מנת לבחון חברות שמתאימות לתקציב שלכם. שימו לב שהמחיר הוא פרמטר חשוב אבל לא החשוב ביותר ולכן קחו בחשבון יחס עלות מול תועלת בשביל לקבל החלטה מושכלת.
