הפקות אירועים לחברות כוללות סטנדרטים גבוהים במיוחד שרק הולכים ועולים עם השנים. כיום, אירועי חברה הפכו להיות חלק בלתי נפרד מניהול חברות ויש להפיק אותם בצורה נכונה. על מנת להפיק אירוע חברה נכון יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים, עליהם נפרט במאמר הבא.
הפקות אירועים לחברות מוצלחות
על מנת להצליח בהפקות אירועים לחברות, חשוב לקחת בחשבון מספר כללים חשובים. קודם כל יש לקחת בחשבון שהפקות אירועים לחברות מצריכות תכנון קפדני ושימת דגש לפרטים רבים, כולל הפרטים הקטנים ביותר. לכל פרט בתכנון ובהפקה יש השפעה על הצלחת האירוע ועל הצלחת החברה. לשם כך יש למצוא נתיב מתאים בין הפן החברתי לפן העסקי ולשלב ביניהם בצורה נכונה. ההמלצה היא להפיק אירוע חברה על ידי חברה מקצועית.
בחירת המקום
המקום בו יתקיים אירוע חברה הוא הרושם הראשוני של החברה. לכן, חשוב לבחור במקום מכובד שיתאים לאירוע ולסגנון שלו ושל המוזמנים אליו. חשוב לבחור במקום שהמיקום הגאוגרפי שלכם מתאים. ההמלצה היא לבחור במיקום מרכזי ונוח להגעה, הן בתחבורה ציבורית והן ברכב. התאימו את המיקום למוזמנים שלכם על מנת שיוכלו להגיע ללא קושי. כמו כן, בחרו במקום שמספק חניה או שיש מספיק מקומות חניה באזור שלו. אי מציאת חניה יכולה למרמר את המוזמנים שלכם ואתם לא רוצים שזה יקרה, לכן חשוב להיערך לכך מראש.
בנוסף, חשוב להתאים את המקום לסוג האירוע שאתם מתכננים. אם מדובר ביום גיבוש, יש לבחור במקום קליל, לעומת זאת אם יש צורך בגיוס משקיעים צריך לבחור במקום עם אווירה מעט אחרת. לכן שימו על כך דגש. בנוסף, חשוב להתאים את המקום לכמות המוזמנים הצפויים להגיע לאירוע. חשוב לבחור מקום שמסוגל לאכלס את כמות המוזמנים בצורה נוחה ונעימה. שימו לב שאתם בוחרים מקום בעל אקוסטיקה שתתאים לאופי האירוע ושהוא מאובזר באמצעים טכנולוגיים מתקדמים כמו מערכת הגברה, מסכים וכדומה. כמו כן, חשוב להתאים את האירוע לתקציב שיש להפקתו. חשוב לזכור שהפקת אירוע כולל הוצאות רבות בהן קייטרינג, תוכנית אמנותית, צילום, אנשי צוות ועוד, לכן חשוב להגדיר סכום שניתן להוציא על המקום לאירוע ולבחור במקום בהתאם.
הגדרת מטרה
בהפקות אירועים לחברות חשוב מאוד להגדיר את המטרה של האירוע. בדרך כלל לאירוע חברה תהיה מטרה עסקית שהוא צריך להשיג. יש מגוון מטרות אפשריות כמו גיוס משקיעים, משיכת לקוחות פוטנציאליים, תמריץ לעובדים, השקת מוצר חדש ועוד. המטרה צריכה להיות מוגדרת באופן ספציפי ומדויק, על מנת שהפקת האירוע תוכל להתבצע בהתאם למטרה. כמו כן, כאשר תגדירו מטרה מדויקת תוכלו להתכונן לאירוע באופן קונקרטי. בנוסף, על ידי הגדרת מטרה ניתן לבחון האם משיגים את המטרה ואם לא להסיק מסקנות להמשך.
בחירת הקייטרינג
אירוע חברה בדרך כלל יכלול ארוחה טעימה ומפנקת. בדרך כלל יהיה מדובר באירועים עם מאות מוזמנים ולכן קשה לפגוע בטעם של כולם, עם זאת, תמיד יש מנות שמתאימות לטעם רחב יותר. לכן, חשוב לבחור במנות ובטעמים שמתאימים לרוב האנשים. אל תנסו להיות ייחודיים יותר מידי ולבחור בקייטרינג עם אוכל קשה להכלה. כמו כן, חשוב לזכור לספק אפשרויות גם לצמחוניים ולטבעוניים ואף לאלרגניים כמו לדוגמא, מנות ללא גלוטן. מומלץ לערוך סקר מקדים בו תשאלו את המוזמנים מה הם אוהבים והאם יש להם אלרגיות מסוימות או שהם צמחונים או טבעונים. כך תוכלו להיערך באופן הטוב ביותר.
בחירת התוכנית האמנותית
הפקות אירועים לחברות, בדרך כלל כוללות גם תוכנית אמנותית. התוכנית האמנותית היא דבר חשוב מאוד והיא צריכה להיבחר בהתאם לקהל היעד ולאופי האירוע. חשוב שהאירוע ייצור עניין אצל המוזמנים מתחילתו ועד סופו. בדרך כלל אירוע חברה כולל תכנית אמנותית כמו להקה, זמר, מופע בידור, סטנדאפ, משימות מצחיקות וכדומה. כמובן, חשוב שהתוכנית האמנותית לא תשתלט על האירוע ושהיא תשאיר זמן גם למטרה העסקית שלשמה הופק האירוע.
תכנון כלכלי נכון
הפקות אירועים לחברות כוללות הוצאות רבות ולכן חשוב להיערך לכך מראש ולכלול תכנון כלכלי נכון. על מנת לתכנן אירוע חברה צריך להגדיר מראש תקציב לאירוע ולהשאיר מרווח חריגה של עד 15%. חשוב לפעול על מנת לא לחרוג מעבר לכך ולתכנן את האירוע בהתאם.
בחירת חברה מתאימה להפקות אירועים לחברות
כפי שהבנו, הפקות אירועים לחברות כוללות תכנון קפדני ופרטים רבים. לכן, על מנת שתצליח לתכנן אירוע חברה מושלם עליכם לקבל ליווי מקצועי של חברת הפקה מקצועית ומתאימה. על מנת לבחור חברה מתאימה חשוב לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים. קודם כל, בחרו בחברה מקצועית, אמינה ומנוסה. ככל שלחברה יהיה יותר ותק וניסיון בתחום כך אתם יכולים להיות בטוחים שמדובר בחברה אמינה ושהיא תתנהל במקצועיות יותר.
כמו כן, חשוב להתאים את החברה לסוג האירוע שאתם מתכננים. ניתן לתכנן אירוע חברה שהדגש בו הוא על גיבוש העובדים או לתכנן אירוע חברה שהדגש בו הוא על גיוס משקיעים וכן הלאה. לכן, חשוב לבחור בחברה שיש לה ניסיון ושהיא מתמחה בהפקת סוג האירוע שאתם רוצים.
אחד הדברים שיכולים לעזור לכם לבחור חברה מקצועית שתפיק לכם אירוע חברה מושלם הוא לערוך פגישת ייעוץ ראשונית. מומלץ לא להסתפק בשיחת טלפון ולערוך פגישה פרונטלית. בפגישה תוכלו לקבל רושם ראשוני על החברה ולבחון את החיבור והכימיה שלכם עם אנשי הצוות איתם תתנהלו. מאחר שמדובר בתכנון קפדני שכולל פרטים רבים חשוב לבחור בחברה שיש לכם חיבור עם אנשי הצוות. בפגישת הייעוץ גם תקבלו הצעת מחיר, כך שתוכלו לבחון האם החברה מתאימה לתקציב שהגדרתם. חשוב לקחת בחשבון שהחברה הזולה ביותר לא בהכרח המומלצת ביותר ויש לבחון יחס של ערך מול תועלת בשביל לבחור חברה מתאימה גם מבחינת מחיר וגם מבחינת הפרמטרים האחרים.
קראו עוד: הפקת אירועים עסקיים
