הפקת אירועים לחברות הייטק

הצלחתן של חברות הייטק נבחן גם בתדמית שלהן ובאופן שבו הן ממתגות את עצמו. אחת הדרכים למיתוג החברה ולבניית מוניטין חזק הוא הפקת אירועים עסקיים. הפקת אירועים לחברות הייטק מצריך יכולת בחירה נכונה ושימת דגש על פרטים רבים. במאמר הבא נרחיב כיצד לעשות זאת נכון. 

החשיבות של הפקת אירועים לחברות הייטק

הפקת אירועים לחברות הייטק היא דבר חשוב מאוד. כיום, חברות הייטק, וגם חברות מתחומים אחרים הבינו את החשיבות של אירועי חברה ואת הצורך בהפקה נכונה שלהם. הפקה כזו מצריכה התייחסות לפרמטרים רבים ומצריכה רמת מקצועיות גבוהה מאוד. למעשה, על ידי הפקת אירועים לחברות הייטק ניתן לקדם את החברה בדרכים שונות. לשם כך יש להבדיל בין אירועים שמיועדים לעובדים לבין אירועים שמיועדים ללקוחות, שותפים עסקיים או משקיעים פוטנציאליים. אירוע חברה שמיועד לעובדי החברה הוא אירוע ששם דגש על חיבור וגיבוש של העובדים. בדרך כלל יהיה מדובר בימי כיף שיכללו פעולות ואטרקציות שונות, הרמות כוסית, מסיבת סוף שנה וכדומה. לעומת זאת, כאשר מדובר באירוע חברה חיצוני שמיועד ללקוחות, שותפים עסקיים או משקיעים פוטנציאליים האירוע יתעסק בקידום מכירות, השקת מוצר או שירות חדש וכדומה. 

על ידי הפקת אירועים לחברות הייטק ניתן להשיג מטרות עסקיות שונות ולכן יש להם חשיבות רבה. בשביל שתצליחו  להשיג את המטרה של האירוע חשוב לתכנן ולהפיק אותו נכון תוך שימת דגש על פרטים רבים. 

אז כיצד נעשה זאת נכון?

כפי שהבנו, הפקת אירועים לחברות הייטק מצריכה תשומת לב רבה לפרטים שונים ופרמטרים שונים. ריכזנו לכם את הפרמטרים החשובים שיש לקחת בחשבון בהפקת אירועים לחברות הייטק- 

• מטרה

אחד הפרמטרים החשובים ביותר הוא המטרה של האירוע. לפני שמתחילים לתכנן את האירוע חשוב להגדיר את המטרה שלו באופן מדויק וספציפי. הגדרת המטרה המדויקת של האירוע מאפשרת לכם לתכנן את האירוע כך שישיג את המטרה שלו ומאפשרת לכם להתכונן אליו באופן קונקרטי. כמו כן, על ידי הגדרת מטרה ניתן לעקוב האם הצלחנו להשיג את המטרה ולהסיק מסקנות בהתאם. יש מגוון מטרות אפשריות לאירועי חברה בהן גיוס משקיעים, משיכת לקוחות פוטנציאליים, תמריץ לעובדים, השקת מוצר חדש ועוד. 

• תקציב

כאשר אתם מתכננים ומפיקים אירוע לחברת הייטק חשוב להגדיר מראש תקציב לאירוע. השאירו מרווח חריגה מהתקציב של עד 15%. הפקות אירועים לחברות הייטק כולל הוצאות רבות לגורמים רבים ולכן עשו ככל הניתן לא לחרוג מהתקציב ולתכנן את האירוע בהתאם אליו. 

• מקום

פרמטר חשוב נוסף בהפקת אירועים לחברות הייטק הוא בחירת המקום בו יתקיים האירוע. המקום ישפיע על הרושם הראשוני שהחברה יוצרת ועל התדמית שלה. לכן, חשוב לבחור במקום מכובד שיתאים לאירוע ולסגנון שלו. לשם כך יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים- 

• מיקום גאוגרפי- בחרו במקום מרכזי ונוח להגעה על מנת שהמוזמנים יוכלו להגיע ללא קושי. חשוב להתאים את המיקום הגאוגרפי לקהל היעד שלכם. לדוגמא, אם החברה ממוקמת בצפון הארץ והאירוע מיועד לעובדים שגרים בצפון, בחרו במקום שיתאים להם. 
• חניה- חשוב לבחור במקום שמספק חניה או שיש באזור שלו מספיק מקומות חניה. אם המוזמנים יחפשו חניה ללא הצלחה במשך יותר מעשר דקות, החוויה שלהם עלולה להיהרס עוד לפני שייכנסו לאירוע. 
• סוג האירוע- התאימו את המקום ואת האווירה שהוא מספק לסוג האירוע שאתם מתכננים. 
• כמות המוזמנים- חשוב להתאים את המקום לכמות המוזמנים שצפויים להגיע לאירוע ולבחור במקום שמסוגל לאכלס את כמות האנשים בנוחות ונעימות. 
• תקציב- התאימו את המקום לתקציב של האירוע. הפקת אירועים לחברות הייטק כוללת עלויות רבות לקייטרינג, לתוכנית האמנותית, לאנשי צוות וכדומה ולכן חשוב להתאים את בחירת המקום לתקציב שהוגדר לאירוע.   

• קייטרינג

בדרך כלל באירועי חברה יש גם ארוחה וחשוב להתאים את הארוחה לאורחים. מאחר שברוב המקרים מדובר באירועים שכוללים מאות מוזמנים, לא ניתן לענות על כל צורך של כל מוזמן, אך ניתן לנסות. מומלץ לבחור בקייטרינג שכולל מנות טעימות שמתאימות לרוב האנשים, ולא כולל טעמים ייחודיים שקשים להכלה. אחת האפשרויות שעומדות לפניכם, על מנת להתאים את הקייטרינג למוזמנים הוא לערוך סקר. בסקר תשאלו את המוזמנים מה הם מעדיפים מבין מספר אופציות. בנוסף חשוב לספק אפשרויות גם לצמחונים וטבעונים וגם לאלרגניים, לדוגמא מנות ללא גלוטן. לכן בסקר כללו גם אופציה לציין אלרגיות וצמחונות או טבעונות, על מנת שתערכו בהתאם עם כמות מנות. 

• תוכנית אמנותית

הפקת אירועים לחברות הייטק כוללת גם בחירת תוכנית אמנותית. התוכנית האמנותית צריכה להתאים לסוג האירוע, לקהל היעד ולמטרה העסקית של האירוע. חשוב שהתוכנית האמנותית לא תשלט על האירוע ותשאיר זמן גם למטרה העסקית, אך לצד זה תיצור עניין אצל המוזמנים מתחילת האירוע ועד סופו. בדרך כלל אירועי חברה כוללים תכנית אמנותית כמו להקה, זמר, מופע בידור, סטנדאפ, משימות מצחיקות וכדומה. 

• בחירת חברה מתאימה

הפקת אירועים לחברות הייטק היא משימה לא פשוטה כלל שכוללת פרמטרים רבים ותשומת לב רב לפרטים רבים, לכן ההמלצה היא לבצע זאת עם ליווי מקצועי. לשם כך יש לבחור חברה מקצועית, אמינה, מנוסה, בעלת ידע רב, כלים וקשרים מתאימים. כאשר תבחרו בחברה מתאימה תוכלו להיות בטוחים שהאירוע שהיא תפיק יהיה מושלם, יענה על הצרכים שלכם וישיג את המטרה העסקית שלו. בחירת חברה תתבצע בהתאם לפרמטרים כמו ניסיון החברה, סוג האירועים בהם מתמחה, החיבור שיש לכם עם אנשי הצוות של החברה, המחיר שהחברה גובה עבור הפקת האירוע והמלצות. ההמלצה שלנו היא לא לבחור בחברה הזולה ביותר, אלא לקחת בחשבון יחס של עלות מול תועלת ובחרו בחברה מקצועית ואיכותית שעונה על הצרכים שלכם.