אירועים עסקיים הם אירועים שמתבצעים בהקשר עסקי ויש להם מטרות עסקיות שונות. קיימים סוגים שונים של אירועים עסקיים שעונים על מטרות שונות וצרכים עסקיים שונים. בעת הפקת אירועים עסקיים צריך להקפיד על פרמטרים שונים על מנת לעשות זאת נכון. במאמר הבא נסביר מהם אירועים עסקיים, מה הסוגים הקיימים וכיצד לעשות זאת נכון.
מהם אירועים עסקיים?
לפני שנסביר מה חשוב בהפקת אירועים עסקיים חשוב להבין מהם בכלל אירועים עסקיים. אירועים עסקיים הוא מונח שנוגע לאירועים מסוגים שונים, כאשר מה שמחבר ביניהם הוא העובדה שהם מתנהלים בהקשר עסקי ויש להם מטרות עסקיות. לדוגמא, אחד הסוגים המרכזיים של אירועים עסקיים הוא אירוע חברה. אירועי חברה הם אירועים שחברות מפיקות לעובדים שלהן על מנת לאפשר להם להתחבר ולהתגבש. אירועי חברה הם אירועים חשובים מאוד שמאפשרים יציאה משגרה וגיבוש. במסגרת אירועי חברה ניתן לערוך ימי כיף וגיבוש, מסיבות, ימי עיון, הופעות וכדומה. אפשרות נוספת של אירועים עסקיים היא כנסים עסקיים שמיועדים למטרות שונות כמו לדוגמא השקת מוצר. בכל אחת מהאפשרויות הללו, ההקשר של האירוע הוא עסקי ויש לו מטרה.
מה חשוב בהפקת אירועים עסקיים?
בעת הפקת אירועים עסקיים, חשוב קודם כל לזכור שמדובר באירוע עם הקשר עסקי ושהוא כולל מטרה עסקית שיש להשיג. לכן, חשוב לקחת זאת בחשבון בתכנון ובהפקה של האירוע. הפקת אירועים עסקיים צריכה להתבצע בהתאם לעקרונות מקצועיים מעולם ההפקה. מאחר שכל אירוע עסקי מעט שונה, כך גם ההתייחסות יכולה להיות מעט שונה.
לדוגמא, באירועי פנים עסקיים שמתנהלים בתוך החברה או הארגון יש פחות חשיבות למוניטין של החברה או הארגון ויותר חשיבות לאלמנטים כמו גיבוש העובדים. עם זאת, חשוב לזכור שיש לשמור גם על מוניטין מסוים מול העובדים. לעומת זאת, באירועים חיצוניים הדברים הופכים לבעלי חשיבות רבה יותר מאחר שיש מטרה עסקית חשובה שעומדת במרכז האירוע, כמו יצירת שותפים עסקיים, משיכת לקוחות פוטנציאליים, גיוס משקיעים פוטנציאליים, בניית תדמית חזקה, פניה לאמצעי התקשורת ועוד. באירועים חיצוניים, חשוב להקפיד על כל פרט, גם הכי קטן שיש, שקיים באירוע ולוודא שהוא מסייע לכם לבנות את התדמית שאתם רוצים ולשדר את המסרים העסקיים שאתם רוצים להעביר. חשוב לזכור שאירוע שלא יתנהל כהלכה עלול ליצור נזק יותר גדול מתועלת. לכן, ההמלצה המרכזית בהפקת אירועים עסקיים, בין אם מדובר באירועי פנים ובין אם מדובר באירועים חיצוניים, היא לא לעשות זאת לבד ולהפיק את האירוע עם ליווי מקצועי.
הגדרת מטרה לאירוע
כפי שהבנו, אחד הדברים החשובים ביותר בהפקת אירועים עסקיים הוא להשיג את המטרה של האירוע. לכן, על מנת שהאירוע יתנהל כהלכה ושהחברה או הארגון יוכלו להשיג את המטרה לשמה הופק האירוע, חשוב מאוד להגדיר את המטרה של האירוע בצורה מדויקת. כפי שציינו יש מגוון מטרות אפשריות כמו גיוס לקוחות, השקת מוצר חדש, גיוס שותפים, תמריץ לעובדים ועוד. חשוב להגדיר את המטרה באופן המדויק ביותר שניתן. כך תוכלו להפיק את האירוע בהתאם למטרה שלו ולבחון האם הצלחתם להשיג את המטרה או לא. אם לא תגדירו מטרה מדויקת יהיה לכם קשה להתכונן לאירוע מבחינה קונקרטית ולהפיק אירוע בהתאם.
בחרו חברה מקצועית
כפי שציינו, אחד הדברים החשובים ביותר בהפקת אירועים עסקיים הוא לעשות זאת עם ליווי מקצועי מתאים. לשם כך חשוב לבחור בחברה מקצועית להפקת אירועים עסקיים שתיקח בחשבון את כל האלמנטים המקצועיים החשובים להפקת האירוע. אל תנסו להפיק אירוע עסקי לבד וקבלו ליווי מקצועי של מפיק מקצועי. בבחירת החברה חשוב לבדוק שהיא מתמחה באירועים עסקיים ואולי אפילו בסוג הספציפי של האירוע העסקי שאתם מתכננים.
עבור אנשים שאינם מגיעים מעולם הפקת האירועים, התהליך של הפקת אירוע הוא תהליך לא פשוט שמצריך תשומת לב רבה לפרטים והתנהלות מול גורמים שונים. חברה מקצועית תוכל לנהל את כל הסידורים הנחוצים להפקת האירוע בלי בעיה. כך היא תדאג לספקים עבור צרכים שונים כמו קייטרינג, מתנות ממותגות, צילום וכמובן האלמנט האמנותי של הערב, שיכול להיות מופע מוסיקה, מופע סטנדאפ ועוד מגוון אפשרויות שונות. חשוב לזכור שבהפקת אירועים עסקיים כל טעות יכולה לעלות ביוקר, הן במוניטין של העסק והן מבחינת עלויות האירוע. לכן, בחרו בחברה מקצועית, איכותית ובעלת ניסיון בתחום הפקת אירועים עסקיים על מנת שתוכלו להנות מהאירוע הטוב ביותר.
האם תוכלו להביא את עצמכם לידי ביטוי?
התשובה היא כן. למרות שהפקת אירועים עסקיים מתבצעת על ידי חברה מקצועית בתחום, עדיין יש לחברה או לארגון מקום להביא את עצמם לידי ביטוי באירוע. אם יש העדפות מסוימות בנוגע להתנהלות האירוע, ערכים שהחברה רוצה להעביר לקהל היעד של האירוע וכדומה חשוב לציין זאת בפני מפיק האירוע. כמו כן, החברה או הארגון יכולים להיות מעורבים בכל תהליך ההפקה. אם יש לכם הערות לתיקון, שינוי, שאלות, התייעצויות או בירורים עליכם להיות שותפים מלאים לתהליך וכך גם לקבלת ההחלטות. על מנת לעשות זאת נכון, ההמלצה היא למנות את אחד העובדים או את אחד המנהלים להיות אחראי על הפקת האירוע ולהתנהל מול חברת ההפקה.
לסיכום
כפי שהבנו, יש פרמטרים רבים שיש לקחת בחשבון בהפקת אירועים עסקיים. בין היתר חשוב מאוד להקפיד על תכנון פרטני ומקיף של כל פרטי האירוע, לרבות התקציב ולוחות הזמנים. חשוב לבחור במיקום המדויק והמתאים ביותר לקיום האירוע העסקי, לדאוג לכל הציוד הטכני הנדרש, לספקים המתאימים ולכל העניינים הלוגיסטיים בהם רישום האירוע, דיילות, מלצרים וכדומה. חשוב להגדיר את המטרה המדויקת של האירוע ולהפיק את האירוע בהתאם לכך. וכמובן, חשוב לבחור בחברה מקצועית, איכותית ובעלת ניסיון בתחום.
