Search
Close this search box.

הפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקיאירועים עסקיים הם אחד מכלי השיווק החשובים ביותר לעסק. הם יכולים להשפיע לטובה על תפיסת המותג של החברה ולהגדיל את המכירות, אבל במקרים אחרים הם לא בהכרח נעשים מתוך מחשבה על אסטרטגיה שיווקית. מה חשוב לדעת על הפקת אירוע עסקי? המשיכו לקרוא.

הפקת אירוע עסקי היא לא רק עניין של שיווק, בימינו אירועים עסקיים מהווים חלק בלתי נפרד מהתרבות של כל חברה שמכבדת את עצמה. וכאשר מפיקים אירוע עסקי, חשוב שהוא יהיה מופק בצורה כזאת שתשאיר חותם אמיתי על המוזמנים. המידע הבא בחסות צוות המומחים של חברת המרכז להפקות אירועים עסקיים. 

צעד ראשון בהפקת אירוע עסקי 

הצעד הראשון לבחירת חברת הפקת אירועים הוא, לברר באיזה סוג אירועים אנשי הצוות מטעם החברה מתמחים. לדוגמה, חברות מסוימות עשויות להתמקד בסוגים ספציפיים של אירועים כמו אירועי חברה, תערוכות או כנסים מקצועיים וסדנאות. 

כמו כן, שווה לבדוק האם יש לחברת ההפקות ניסיון עם סוגים שונים של מקומות כמו אולמות אירועים ומרכזי כנסים. בתוך כך, חשוב למצוא חברה שיש לה ניסיון בהפקת אירועים במיקום הרצוי. אם למשל אתם רוצים להפיק אירוע בטבע, קח בחשבון שאירועים אלו מלווים באתגרים שמצריכים ידע והבנה שונה מאשר ההבנה הנדרשת באולמות אירועים מוסדרים.

סוגי אירועים עסקיים שמצריכים הפקה 

אירועים עסקיים יכולים להיות אירועים רחבי היקף, כמו למשל כנסים עם מאות משתתפים. או מצד שני, הפקת אירוע עסקי יכולה להוות הפקה של אירועים קטנים יותר, כמו למשל סדנאות עם עשרות בודדים של אנשים בהשתתפות. האירועים השונים יכולים להתקיים באופן אישי, או בימינו אפילו באינטרנט, והם יכולים להיות מופקים בכל מקום, כולל אפילו בטבע. 

בניגוד לאירועים עסקיים אשר מתקיימים באולמות מוסדרים, הפקת אירוע בטבע תצריך היערכות מאוד שונה בתכליתה מאירועים בחללים סגורים. אך לפני שנדבר על הפקת אירועים עסקיים בטבע, בואו נבין מה מצריכה הפקת אירוע עסקי באופן כללי. 

מה מצריכה הפקת אירוע עסקי?

יש לא מעט עבודה שמושקעת בהפקת אירועים עסקיים. נדרש תכנון רב ומדויק, תיאום בין גורמים רבים וביצוע משימות רבות אחרות כדי לגרום לאירוע עסקי באמת להתממש ולקרות. בהיבט הזה של הדברים, הפקת אירוע עסקי יכולה להיות מאתגרת מסיבות רבות. 

עלול לקחת זמן (ואנרגיה) לתאם את כל הגורמים המעורבים בתהליך ההפקה, לוקח זמן לאתר נותני שירותים מומלצים, לחפש המלצות שונות להפקת האירוע ועוד. יכול להיות די קשה למצוא אנשי מקצוע עם מספיק ידע וניסיון בתחומים מסוימים, ולכן מומלץ שתהיה חברה אחת שמרכז את על הנושא של הפקת אירוע עסקי. וזוהי, כמובן, חברת הפקות האירועים העסקיים. הנה כמה שאלות ששווה לבדוק מול חברת הפקות, המשיכו לקרוא. 

כמה שאלות שכדאי לשאול את חברת ההפקות

  1. מה הקהל שבו חברת ההפקות מתמחה? 
  2. איזה סוג אירועים החברה מפיקה בדרך כלל? 
  3. כמה זמן חברת ההפקות פועלת בתחום?
  4. באילו אזורים בארץ החברה פעילה? 
  5. כמה ניסיון יש לחברה עם הפקת אירוע עסקי? 
  6. האם החברה מספקת את השירותים שהאירוע שלכם מצריך?
  7. האם התעריפים של החברה תחרותיים מול חברות אחרות בענף?
  8. האם יש ביכולתה לספק לכם רשימת לקוחות ממליצים? 
  9. מהו ציר הזמן של הפקת אירוע עסקי מבחינת החברה? 
  10. מהן יכולות הלוגיסטיקה של החברה, והאם יהיה צפי לשינויים כלשהם בלוח הזמנים של האירוע או בתוכנית ההפקה לאחר חתימת חוזה?

מה מצריכה הפקת אירוע עסקי בטבע? 

אירוע חברה בטבע הוא כל סוג של אירוע הנערך בסביבה טבעית, כלומר לא באולם סגור. אירועים אלה יכולים ללבוש המון צורות שונות, החל מחופשת סוף שבוע במתחם יורטים (אוהלים יוקרתיים) ועד לכנס רחב היקף שנערך בחוף הים. לפיכך, הדבר הראשון שעלינו לקחת בחשבון הוא מיקום האירוע. 

כאשר מתכננים הפקת אירוע בטבע, חשוב להקפיד לבחור במיקום שיש בו מספיק מקום לכל המשתתפים ולבחור במקום שיש לו גישה נוחה. אם אין גישה על ידי תחבורה ציבורית או רכבים פרטיים, חשוב יהיה גם לארגן הסעות למוזמני האירוע. כמו כן, הפקת אירועים עסקיים בטבע תצריך גם שימוש בגנרטורים, נותני שירותים שיכולים לפעול בשטח, תאורה מתאימה ואפילו סידורי שינה במקרה הצורך.

מה היתרונות של הפקת אירוע עסקי בטבע? 

אירועים עסקיים בטבע הופכים פופולריים יותר ויותר עם השנים, בעיקר מכיוון שהם מציעים חוויה מאוד ייחודית. זה דורש הרבה תכנון, מאמצים ולוגיסטיקה, אבל אין בכלל ספק שזה שווה את זה. מעבר לכך שלא תהיה לכם שום מגבלת מקום, תהיה לכם תאורה טבעית באירועי-יום והמון אוויר טוב בכל רגע נתון. 

מעבר ליתרונות אלו, הפקת אירוע עסקי בטבע מאפשרת לכם גם להזמין את האורחים שלכם לישון במקום האירוע. ניתן למקם אוהלים וסידורי שינה, ככה שהאורחים יתעוררו בבוקר לאור הזריחה, אולי אפילו ימשיכו לעבור סדנאות מקצועיות שונות. אופציה זו מאוד מתאימה לאירועים כמו חתונות ושמחות אחרות, אבל ישנם גם אירועים עסקיים מסוימים שיכולים להיות מופקים בדרך זו. 

למה להסתייע בחברת המרכז להפקות אירועים

חברת המרכז להפקות אירועים, היא חברה המתמחה בהפקת אירועים לחברות, ארגונים, אירועים פרטיים ועוד. אנשי הצוות מספקים שירותי תכנון אירועים, קייטרינג ובידור ללקוחותיהם, כמו גם התאמת כל סוגי הפעילויות והאטרקציות לאירועים עסקיים ומקצועיים. 

חברת המרכז להפקות אירועים יכולה לעזור לכם בכל ההיבטים של האירוע, מתקציב ועד לוגיסטיקה והוצאה לפועל. עם המומחיות של חברת המרכז להפקות אירועים, תוכלו ליהנות מהאירוע שלכם מבלי לדאוג לכל דבר אחר – כל זאת תוך חיסכון בכסף, זמן יקר ומאמצים לא פחות יקרים. 

אירועים עסקיים לחברות וארגונים הם אירועים שמתנהלים על מנת להשיג מטרה עסקית מסוימת כמו תמריץ לעובדים או גיוס משקיעים. מדובר באירועים בעלי חשיבות רבה שיכולים להשפיע על הצלחת החברה או הארגון. על אירועים עסקיים לחברות וארגונים וכיצד להפיק אותם נכון נרחיב במאמר הבא. 

 

מהם אירועים עסקיים לחברות וארגונים?

אירועים עסקיים לחברות וארגונים הם אירועים שמתנהלים על ידי החברה או הארגון, בהקשר עסקי ועל מנת לממש מטרה עסקית מסוימת. יש סוגים שונים של אירועים עסקיים כאשר ההבדלים ביניהם באים לידי ביטוי בעיקר במטרה של האירוע ובקהל היעד שלו. לדוגמא, יש אירועים עסקיים לחברות וארגונים שמיועדים לגיבוש וחיבור של העובדים. לעומת זאת, יש אירועים עסקיים שמיועדים להשקת מוצר חדש ולמיתוג שלו. ניתן לערוך מגוון אירועים כמו ימי כיף וגיבוש, מסיבות, ימי עיון וכדומה. כל אחת מהאפשרויות הללו תשפיע על הפקת האירוע ועל הדרך בה יתנהל. לדוגמא, אירועי פנים, שמתנהלים בתוך החברה או הארגון ומיועדים לעובדים, יש פחות חשיבות למוניטין של החברה ויותר חשיבות לאלמנטים כמו גיבוש העובדים. עם זאת, עדיין יש לשמור על מוניטין מסוים מול העובדים. לעומת זאת, באירועים חיצוניים בדרך כלל יש מטרה עסקית חשובה שיש להשיג אותה, לצד שמירה על מוניטין חזק ושידור מסרים עסקיים שונים. 

תכננו את האירוע באופן מוקפד 

כאשר מפיקים אירועים עסקיים לחברות וארגונים חשוב לעשות זאת באופן מוקפד תוך תשומת לב רבה לפרטים שונים. התכנון צריך להתבצע בהתאם לעקרונות מקצועיים מעולם ההפקה ולהתאים לסוג האירוע ולמטרה שלו. 

בעת תכנון אירועים עסקיים לחברות וארגונים יש לקחת בחשבון מספר פרטים חשובים, בהם- 

  • הגדירו מראש תקציב להפקת האירוע. 
  • הגדירו מראש לוחות זמנים להפקת האירוע וכך גם להתנהלות האירוע. 
  • בחרו מיקום מתאים להפקת האירוע. חשוב שהמיקום ישמור על התדמית של העסק. 
  • הגדירו מטרה מדויקת וספציפית. 
  • דאגו לציוד הטכני הנדרש לניהול האירוע. 
  • אתרו ספקים מתאימים כמו קייטרינג מתאים, ספק למתנות ממותגות, צלם מתאים וכדומה. 
  • הקפידו על כל העניינים הלוגיסטיים השונים. 
  • דאגו לאנשי צוות שונים כמו דיילות בכניסה, מלצרים, ברמנים וכדומה. 
  • בנו ליין אפ איכותי. 

ועוד. 

הגדירו מטרה לאירוע

כאשר מתכננים אירועים עסקיים לחברות וארגונים חשוב מאוד להגדיר מטרה ספציפית ומדויקת לאירוע. יכולות להיות מטרות אפשריות שונות כמו השקת מוצר חדש, גיוס שותפים, גיוס משקיעים, תמריץ לעובדים, גיוס לקוחות, העברת מידע או הדרכה לעובדים ועוד. הגדירו את המטרה באופן המדויק ביותר שניתן. כך תוכלו לתכנן את האירוע בהתאם למטרה על מנת שתוכלו להשיג את המטרה. כמו כן, על ידי הגדרת מטרה תוכלו להתכונן לאירוע באופן קונקרטי ונכון יותר. כך גם תוכלו לבחון האם הצלחתם להשיג את המטרה או לא. 

 

בחרו מקום מתאים לאירוע

דבר חשוב נוסף בתכנון אירועים עסקיים לחברות וארגונים הוא לבחור מקום מתאים לאירוע. לא משנה אם מדובר באירוע בוקר, צהרים או ערב חשוב לבחור במקום מכובד שיתאים לאירוע ולאופי שלו. על מנת לבחור מקום מתאים לאירוע יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים. קודם כל יש לבחור את המיקום של האירוע מבחינה גאוגרפית. אתם צריכים להתאים את המיקום לקהל היעד שלכם על מנת שהמוזמנים יגיעו לאירוע ללא קושי. מומלץ שהמיקום יהיה מרכזי ונוח להגעה, גם בתחבורה ציבורית וגם ברכב, לרבות מקומות חניה באזור. אי מציאת חניה יכולה להשפיע באופן משמעותי על המוזמנים שלכם ולכן חשוב להיערך מראש למקום עם חניה.

פרמטר חשוב נוסף בבחירת המקום הוא להתאים אותו לסוג האירוע. כפי שציינו יכולים להיות סוגים שונים של אירועים עסקיים לחברות וארגונים ולכן חשוב לקחת זאת בחשבון גם בבחירת המקום. באירועים בעלי תוכן כבד יותר חשוב לבחור בחלל שמתאים לאווירה. כך גם בנוגע למסיבת השקה קלילה או ליום גיבוש עובדים. בנוסף יש להתאים את המקום לכמות המוזמנים לאירוע ולבחור במקום שיכול לאכלס את כמות האנשים בצורה נוחה ונעימה. כמו כן, חשוב לבחון את האקוסטיקה במקום ולבחור במקום בעל אקוסטיקה שתתאים לאופי האירוע ולסגנון שלו.

כמובן שעל מנת לבחור מקום יש לקחת בחשבון גם את התקציב שיש לכם לצורך הפקת האירוע. התקציב צריך לענות גם על פרמטרים כמו קייטרינג, צילום, אנשי צוות ולכן יש לבחור במקום שמתאים לתקציב שלנו. 

בחרו חברה מקצועית להפקת האירוע

הפקת אירועים עסקיים לחברות וארגונים היא משימה לא פשוטה ומומלץ לעשות אותה עם ליווי מקצועי של חברת הפקה. חברת הפקה מקצועית תוכל לנהל את כל הסידורים הנחוצים לאירוע, לדאוג לספקים עבור הצרכים השונים של האירוע ותבנה אירוע עסקי שישיג את המטרה שלו. 

על מנת לבחור חברה מקצועית יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים חשובים- 

  • ניסיון

בחרו בחברה שיש לה ותק וניסיון בתחום. כך תוכלו להיות בטוחים שתקבלו ליווי מקצועי של חברה מתאימה שתיקח אחריות על כל ההכנות. הניסיון של החברה מעיד על המקצועיות שלה ועל האמינות שלה. כמו כן, מומלץ לבקש לראות עבודות קודמות של החברה על מנת להתרשם ממנה ומהאירועים שהפיקה בעבר. 

  • סוג האירוע

חשוב להתאים את החברה שתפיק את האירוע לסוג האירוע המתוכנן. בדרך כלל כל חברת הפקות מתמחה בסוג אחר של אירועים. לדוגמא, חברה אחת שמתמחה בהפקת כנסים לעומת חברה שמתמחה בהפקת ימי גיבוש. לכן, בחרו את חברה ההפקה שמתאימה לסוג האירוע שאתם מתכננים להפיק ושתספק לכם מענה מתאים לצרכים שלכם. 

  • ערכו פגישה 

לפני שאתם בוחרים בחברת הפקה מומלץ לערוך פגישת ייעוץ ראשונית. בפגישה ניתן לקבל רושם ראשוני, להחליט האם יש לכם חיבור עם אנשי הצוות של החברה, האם הם מבינים את הצרכים שלכם וכמובן לקבל הצעת מחיר. 

  • המלצות 

לבסוף, אחד הדברים שעוזרים לקבל החלטה מושכלת הוא לקבל המלצות. לשם כך תוכלו להתייעץ עם קולגות, לקוחות קודמים של החברה או אפילו באינטרנט. 

מאמרים נוספים בנושא
תוכן עניינים
Picture of שמרית גנור
שמרית גנור

שמרית מתמחה בהפקות אירועים מעל 6 שנים.
שמרית יודעת גם לעשות הפקות אירועים במקומות מיוחדים כמו חתונה בטבע או באיזה פארק

התקשרו עכשיו
מעוניינים שנחזור אליכם? השאירו פרטים!