אירוע בטבע נראה לעיתים מושלם: נוף פתוח, אוויר צח וחוויה בלתי נשכחת. מאחורי הקלעים נדרש מערך אבטחה מורכב יותר מזה של אולם סגור, בגלל תנאי השטח, הגישה המוגבלת והצורך לשלוט בקהל במרחב פתוח. בחירה נכונה של ספקים ובדיקת עומק של רמת האבטחה הם תנאי בסיסי להצלחת האירוע.
בדיקת רישיונות, אישורים וביטוחים
לפני כל סגירת ספק יש לוודא קיום רישיונות מתאימים: אישור משטרה לאירוע, רישיון עסק זמני אם נדרש, ואישורי כיבוי אש בהתאם למבנה הבמה והחשמל. יש לבדוק פוליסות ביטוח אחריות מקצועית וצד ג', כולל כיסוי מפורש לאירועים בשטח פתוח. ספק שלא מציג מסמכים עדכניים, או מתחמק משיתוף, מעלה סימן שאלה משמעותי לגבי רמת המקצועיות.
במקביל חשוב לבחון האם קיימים נהלי בטיחות כתובים: תרשימי שטח, סימון יציאות חירום, תכנון דרכי מילוט לרכבי הצלה ושילוט ברור לקהל. מסמכים אלה צריכים להיות זמינים לכל גורמי ההפקה.
בחירת חברת אבטחה וצוות מאבטחים
במרחב פתוח האתגר העיקרי הוא שליטה בתנועת קהל ומניעת חדירה של גורמים לא מורשים. יש לבחור חברת אבטחה בעלת ניסיון מוכח באירועים בטבע, כזו שמכירה את דרישות המשטרה ואת מאפייני השטח בישראל: אזורי פריפריה, שמורות טבע וחופים.
המלצתנו היא על חברת אבטחה ארקס, שמתמחה בתחום האירועים בחוץ, ונותנת שירות בפריסה ארצית כבר שנים רבות ובהצלחה.
יש לוודא שהמאבטחים בעלי הכשרה בתוקף, רישיון נשק לפי הצורך, והיכרות עם נהלי בידוק בכניסה, טיפול בעומסים ושמירה על סדר סביב ברים, רחבת ריקודים ואזורי חניה. מומלץ לדרוש תכנית אבטחה כתובה הכוללת פריסת כוח אדם, נקודות שליטה, עמדות בידוק ונהלי תגובה לאירועי אלימות או פינוי חירום.
אמצעים טכנולוגיים ותשתיות בשטח
אבטחה מודרנית נשענת לא רק על כוח אדם, אלא גם על אמצעים טכנולוגיים חכמים. לפני סגירת ספקים יש לבחון מערכות מצלמות, תאורה היקפית, גיבוי חשמלי, מערכות כריזה ותקשורת בין הצוותים. תכנון נכון של תשתיות מונע אזורים חשוכים, עומסים בכניסה וניתוק קשר בזמן חירום.
בשטח פתוח חשוב במיוחד לוודא קליטת סלולר או לחילופין פתרון תקשורת חלופי ו/או התקנת מערכות אזעקה, כדי לשמור על קשר רציף עם מוקדי חירום, אמבולנסים וצוותי אבטחה הפזורים בשטח.
תיאום בין ספקים וניהול סיכונים
אבטחה באירוע בטבע אינה עומדת לבדה; היא נשענת על תיאום הדוק בין מפיק, חברת הגברה, תאורה, קייטרינג, לוגיסטיקה ותפעול חניה. יש לקיים פגישת תיאום מוקדמת שבה מוגדרים גבולות אחריות, נהלי גישה לרכבים, שעות הגעה ויציאה של ספקים, והנחיות בטיחות לעובדים.
במהלך הפגישה נבנית מפת סיכונים: עומסי קהל, אזורי החלקה אפשריים, סכנת שריפה מצמחייה, חשמל וגנרטורים, וכן השפעות מזג אוויר. על בסיס המפה נקבעים פתרונות: גידור, שילוט, סדרנים, נקודות מים וצל, ונהלים להפסקת אירוע במקרה של תנאים מסוכנים.
שיתוף פעולה עם גורמי חירום והיערכות לקהל
לפני האירוע יש לעדכן את מד"א, המשטרה ולעיתים גם את הרשות המקומית, בהתאם לגודל האירוע ומיקומו. תיאום מוקדם מאפשר קיצור זמני תגובה במקרה של פציעה, אובדן, עומס תנועה או אירוע חריג. בשטח עצמו נדרש אזור רפואי מסומן, גישה נוחה לאמבולנס ומינימום חסימות.
בנוסף, חשוב לתכנן את חוויית הקהל דרך עדכוני מידע ברורים: שילוט לכניסות, חניות, עמדות מים ושירותים, יחד עם הנחיות התנהגות בסיסיות. כאשר הקהל מבין את מבנה האירוע והכללים, נוצר שיתוף פעולה שמפחית עומסים, מצבי לחץ וסיכונים מיותרים.
